Smart working nel 2026: come fare la comunicazione obbligatoria al Ministero

Un'azienda attiva lo smart working per un dipendente il 1° febbraio, ma la comunicazione al Ministero del Lavoro parte solo il 20 febbraio: sembra un margine ragionevole, ma il termine di legge è di soli 5 giorni dall'inizio della prestazione. La sanzione scatta comunque, indipendentemente da quanti giorni di ritardo ci siano oltre il termine, ed è dovuta per ciascun lavoratore per cui la comunicazione manca o arriva tardi.

Chi deve comunicare, entro quando, cosa inserire nel modello e come correggere un errore già inviato: ecco come muoversi senza sbagliare termine.

Perché la comunicazione sullo smart working è obbligatoria

L'art. 23, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81 impone al datore di lavoro di comunicare per via telematica al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori e le date di inizio e cessazione della prestazione in modalità agile.

La comunicazione alimenta anche il flusso informativo verso l’INAIL sulle prestazioni rese fuori dai locali aziendali, nell’ambito della tutela assicurativa del lavoro agile.

Chi deve comunicare e entro quando

L'obbligo riguarda tutti i datori di lavoro privati, senza alcuna soglia dimensionale: si applica tanto a un'azienda con due dipendenti quanto a una con duecento. Fino all’11 gennaio 2025 la legge non fissava un termine legalmente vincolante, colmato solo da FAQ ministeriali prive di valore normativo. L'art. 14 del Collegato Lavoro (L. 203/2024) ha superato ogni incertezza modificando l'art. 23, comma 1, della L. 81/2017 e stabilendo termini precisi per legge.


I termini vincolanti da rispettare sono i seguenti.


• Nuovo accordo o avvio della prestazione: la comunicazione va trasmessa entro 5 giorni dalla data di effettivo inizio del lavoro agile, e non dalla data di firma dell'accordo. Per esempio: se l'accordo viene firmato il 15 gennaio, ma la prestazione agile parte il 1° febbraio, i 5 giorni decorrono dal 1° febbraio.

• Proroga: entro 5 giorni dalla data in cui viene stipulata la proroga, che deve comunque intervenire prima della scadenza del periodo già comunicato.

• Cessazione anticipata: entro 5 giorni dalla nuova data di cessazione, anche se diversa da quella originariamente comunicata.

  
  

Per i soli datori di lavoro pubblici, il termine resta invece quello precedente: entro il giorno 20 del mese successivo all'inizio della prestazione in modalità agile, come chiarito dalla Circolare del Ministero del Lavoro n. 6 del 27 marzo 2025.

Come si fa la comunicazione: il portale del Ministero del Lavoro

La comunicazione si invia esclusivamente per via telematica tramite il portale 

servizi.lavoro.gov.it, autenticandosi con credenziali SPID o CIE.

Per rendere più semplice la gestione operativa, l'adempimento si adatta alle diverse esigenze aziendali.


• Procedura standard e conservazione dell’accordo: dal 1° settembre 2022 (in attuazione del D.L. 73/2022 e del D.M. 149/2022), non occorre più allegare l'accordo individuale sottoscritto, ma è sufficiente trasmettere i dati richiesti dal modello ministeriale. Il datore di lavoro ha comunque l'obbligo di conservare l'accordo per 5 anni dalla sottoscrizione, a supporto di eventuali ispezioni o contenziosi.

• Invio massivo e delega a intermediari: per le aziende con molti lavoratori agili da mettere al corrente contemporaneamente, il portale consente l'invio massivo tramite file Excel, compilati secondo i template presenti nella sezione Modulistica del sito ministeriale e all’interno dell’applicativo stesso. L'invio può inoltre essere gestito da un soggetto abilitato, come un consulente del lavoro. Prima di preparare il file, un software che tiene traccia degli accordi attivi, come Fluida con Documenti e Scadenze, aiuta a partire da un elenco già aggiornato, invece di ricostruirlo a mano tra e-mail e cartelle sparse.

  
  

Cosa comunicare: i dati richiesti per ogni lavoratore agile

La compilazione del modello ministeriale richiede esclusivamente le informazioni essenziali previste dalla procedura telematica.


• Dati identificativi del lavoratore: nome, cognome e codice fiscale della persona con cui è stato sottoscritto l'accordo.

• Data di inizio: il giorno di effettivo avvio della prestazione in modalità agile.

• Data di cessazione: la data di fine prevista (oppure l'indicazione corrispondente in caso di accordo a tempo indeterminato).

• Dati del datore di lavoro: le informazioni aziendali e, se presente, i dati del soggetto abilitato che effettua l'invio per conto dell'azienda.


  
  

Per semplificare la gestione, non vanno più inseriti i dettagli operativi dell'accordo (come le sedi specifiche, le fasce orarie o gli strumenti tecnologici impiegati). Questi elementi restano contenuti soltanto nell'accordo individuale, che il datore di lavoro deve conservare senza doverlo trasmettere al Ministero.

Le scadenze del 2026 da non perdere

Il termine dei 5 giorni non è un adempimento una tantum: si ripresenta a ogni nuovo accordo, proroga o cessazione anticipata per ciascun lavoratore.

Ecco alcuni esempi pratici per calcolare le scadenze operative senza margine di errore.

• Nuovo avvio: accordo firmato il 15 gennaio, inizio smart working il 1° febbraio e comunicazione entro il 6 febbraio.

• Proroga: proroga decisa il 28 giugno e comunicazione entro il 3 luglio.

• Cessazione anticipata: prestazione agile interrotta il 15 maggio e comunicazione entro il 20 maggio.


  
  

La Legge 11 marzo 2026, n. 34 non ha creato un obbligo nuovo: l’informativa scritta annuale sui rischi generali e specifici del lavoro agile, da consegnare al lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), è già prevista dall’art.22, comma 1, della L. 81/2017. L’art. 11 della legge la inserisce nel Testo Unico sulla sicurezza, con il nuovo art. 3, comma 7-bis, del D.Lgs. 81/0008, per il lavoro agile svolto in ambienti che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, e ne sanzione l’omissione. Si tratta di un adempimento di sicurezza interno, diverso dalla comunicazione telematica al Ministero del Lavoro: dal 7 aprile 2026 la mancata consegna è punita ai sensi dell’art. 55, comma 5, lettera c), del D.Lgs. 81/2008 con l’arresto da due a quattro mesi o con un’ammenda da 1.708,61 a 7403,96 euro. È una sanzione penale, di natura e peso diversi dalla sanzione amministrativa prevista per la comunicazione telematica.

Le sanzioni per mancata o tardiva comunicazione

La mancata o tardiva comunicazione, secondo le modalità previste dal D.M. 149/2022, è punita ai sensi dell'art. 19, comma 3, del D.Lgs. 276/2003, richiamato espressamente dall'art. 23, comma 1, della L. 81/2017. La norma prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.


La sanzione non si applica una sola volta a livello aziendale. Un'impresa con 5 dipendenti in smart working non comunicati rischia 5 sanzioni distinte: il totale può quindi variare da 500 euro fino a 2.500 euro.

Vuoi verificare che la tua azienda sia in regola con le comunicazioni di smart working? Con Documenti e Scadenze di Fluida puoi conservare gli accordi individuali firmati e impostare un promemoria su ogni scadenza di comunicazione da rispettare.

Comunicazione smart working: domande frequenti

La comunicazione va fatta per ogni rinnovo dell'accordo?

Sì. Ogni proroga richiede una nuova comunicazione telematica entro 5 giorni dalla data in cui la proroga viene stipulata. Non è sufficiente l'invio iniziale, anche qualora le condizioni contrattuali e il rapporto di lavoro rimangano invariati.

Vale anche per lo smart working in forma semplificata?

Sì. La procedura attualmente in vigore (D.M. 149/2022) costituisce già la versione semplificata dell'adempimento: prevede infatti l'inserimento dei soli dati essenziali (anagrafica e date) senza l'obbligo di allegare il testo dell'accordo. Pertanto, si applica indistintamente a tutti gli accordi di lavoro agile senza ulteriori iter ridotti.

Come si corregge una comunicazione inviata con errori?

Il portale ministeriale mette a disposizione due funzioni dedicate: Comunicazione di modifica, che richiama l'ultimo invio effettuato e consente di aggiornare i dati, e Annullamento, che cancella integralmente il periodo di lavoro agile dichiarato per errore. Nessuna delle due opzioni richiede di avviare da zero una nuova pratica slegata da quella precedente.

La comunicazione riguarda anche i lavoratori in distacco?

La legge non dice nulla di specifico su questo caso. La logica generale, però, è che a comunicare sia sempre il datore di lavoro che ha assunto la persona e quindi, nella maggior parte dei casi, l'azienda distaccante, non quella che riceve il lavoratore. Se in azienda questo caso si presenta spesso, meglio chiedere una conferma per iscritto al consulente del lavoro, invece di applicarlo per prassi. Da non confondere con la comunicazione di distacco vera e propria, che il distaccante trasmette con il modello UNILAV entro 5 giorni dall'evento: sono due comunicazioni diverse. Se poi il distacco è da o verso un altro Stato, il canale cambia ancora: si usa il modello UNI_Distacco_UE, da inviare entro le ore 24 del giorno precedente l'inizio del distacco.