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Un dipendente chiede di lavorare qualche mese dalla casa dei genitori all'estero, o di trasferirsi nel paese del partner continuando a lavorare per l'azienda. È una richiesta sempre più comune a cui molte PMI rispondono con un sì informale.

In realtà, autorizzare lo smart working oltreconfine senza le dovute verifiche apre contemporaneamente quattro fascicoli complessi: previdenziale, fiscale, di stabile organizzazione e di sicurezza sul lavoro. La prestazione da remoto all’estero è legale, ma richiede di garantire la conformità normativa fin dal primo giorno e di documentare ogni passaggio per tutelare il datore di lavoro da sanzioni, contestazioni e rettifiche retroattive sui cedolini.

Vediamo cosa verificare prima di firmare un'autorizzazione, i rischi reali per l'azienda e cosa inserire nell'accordo individuale.

Smart working dall'estero: è legale per i dipendenti italiani?

Lavorare in smart working da un altro Paese è legale, ma non è automatico: la Legge 81/2017 disciplina il lavoro agile come rapporto privo di vincoli di luogo, ma regola solo il profilo contrattuale interno. Non risolve i profili fiscali, previdenziali e autorizzativi che nascono nel momento in cui il lavoratore opera fisicamente in un altro Stato. 

Per un'azienda, autorizzare la prestazione senza verifiche preventive significa esporsi a rischi che emergono solo mesi dopo, quando sono più difficili da gestire:

• accertamenti sulla residenza fiscale del dipendente;

• contestazioni e recuperi contributivi da parte degli enti previdenziali esteri;

• il rischio di configurare una stabile organizzazione non voluta in un altro Paese.

Per evitare che una gestione informale si trasformi in un problema amministrativo, la richiesta non deve mai essere concordata a voce: occorre attivare un flusso di verifica chiaro e raccogliere la documentazione prima dell'inizio della prestazione all’estero.

• Inquadra il Paese: stabilisci se la destinazione è in UE, SEE o Svizzera oppure fuori, perché da qui dipende tutto il resto.

• Verifica la posizione previdenziale: quantifica la percentuale di tempo che il dipendente lavorerà dall'estero e richiedi all'INPS il certificato A1 prima della partenza.

• Verifica la posizione fiscale: stima i giorni di permanenza nel periodo d'imposta e valuta con il consulente se cambia qualcosa sulle ritenute in busta paga.

• Formalizza l'accordo e le comunicazioni: firma l'accordo individuale integrato, invia la comunicazione al Ministero del Lavoro entro cinque giorni e archivia tutto nel fascicolo del dipendente.

Le implicazioni previdenziali: dove va versata la contribuzione

All'interno dell'Unione Europea, il principio generale del Regolamento CE 883/2004 fissa la regola del lex loci laboris: il lavoratore è soggetto al sistema previdenziale del paese in cui svolge fisicamente l’attività. L'articolo 13, paragrafo 1, lettera a), letto insieme all'articolo 14, paragrafi 8 e 10, del Regolamento CE 987/2009, fissa la soglia ordinaria del 25%: se il dipendente lavora abitualmente da un altro Stato membro per almeno un quarto del proprio tempo, scatta l'obbligo di versare i contributi in quel paese.

Dal 2024 esiste una gestione più flessibile: l'Italia ha aderito all'Accordo Quadro multilaterale sul telelavoro transfrontaliero, che consente di lavorare fino al 49,9% del tempo dallo Stato di residenza mantenendo la contribuzione nel Paese del datore di lavoro. L'Accordo vale però solo fra Stati firmatari e solo quando il telelavoro si svolge nello Stato di residenza del lavoratore: non copre il dipendente residente in Italia che chiede di lavorare temporaneamente da un altro Paese, per il quale restano applicabili le regole ordinarie.

Per accedervi l’ufficio HR deve gestire due adempimenti obbligatori:

• accordo scritto tra azienda e lavoratore che certifichi la percentuale esatta di telelavoro previsto;

• richiesta formale di deroga (ex art. 16 del Regolamento) all’INPS per l’ottenimento del certificato A1.

Senza il modello A1 archiviato nel fascicolo del dipendente, si torna alla soglia ordinaria del 25%, con il rischio di dover versare arretrati e sanzioni all'ente previdenziale estero.

Fuori dall'Unione Europea, in assenza di una convenzione bilaterale di sicurezza sociale tra Italia e il paese di destinazione, il rischio concreto è la doppia contribuzione obbligatoria, con versamenti dovuti contemporaneamente sia in Italia sia nel paese estero.

Le implicazioni fiscali: dove il lavoratore paga le tasse

Ai fini fiscali, il riferimento è l’articolo 2 del TUIR, D.P.R. 917/1986, riscritto dal D.Lgs. 209/2023 con effetto dal 1° gennaio 2024. Da quella data si considera fiscalmente residente in Italia chi, per almeno 183 giorni nel periodo d’imposta, soddisfa anche uno solo di quattro criteri alternativi: residenza civilistica, domicilio, presenza fisica nel territorio dello Stato, iscrizione anagrafica. Il criterio che pesa di più sul lavoro da remoto è quello della presenza fisica, perché chi opera dall'Italia per la maggior parte dell'anno integra il requisito a prescindere da dove abbia sede il datore di lavoro. Ne consegue che  l'iscrizione all’AIRE (Agenzia Nazionale Residenti all’Estero) non basta da sola a escludere la residenza fiscale italiana.

L'Agenzia delle Entrate con la Circolare 25/E/2023 ha chiarito che se il lavoratore mantiene in Italia il domicilio (il centro dei propri affari o interessi personali) o la dimora abituale per la maggior parte dell'anno, resta fiscalmente residente in Italia, anche se la permanenza era legata a circostanze eccezionali, come durante l'emergenza Covid. Le istruzioni operative aggiornate ai nuovi criteri sono nella circolare n. 20/E del 4 novembre 2024, che conferma la residenza fiscale italiana del lavoratore in modalità agile fisicamente presente in Italia per oltre 183 giorni.

Superata la soglia dei 183 giorni e accertata la residenza fiscale estera, il reddito può essere tassato nel paese in cui il lavoro viene effettivamente svolto, secondo le Convenzioni contro le doppie imposizioni in vigore tra l'Italia e quel paese. In questo scenario, l'azienda deve ricalibrare la propria posizione di sostituto d'imposta e l'applicazione delle ritenute in busta paga.

I rischi per l'azienda: stabile organizzazione e obblighi locali

È il rischio meno conosciuto e quello con le conseguenze economiche più severe per l’azienda. In via generale l'abitazione privata di un dipendente all'estero non costituisce una stabile organizzazione dell'impresa: perché lo diventi serve che quel luogo sia a disposizione dell'azienda con continuità, oppure che il lavoratore concluda abitualmente contratti in nome dell'impresa. Quando invece il dipendente negozia con clienti locali, definisce prezzi e condizioni, dispone di potere di firma o rappresenta l'impresa in quel Paese, l'attività svolta dalla sua abitazione può configurare una stabile organizzazione occulta ai sensi dell'articolo 5 del Modello OCSE e dell'articolo 162 del TUIR.

L’accertamento da parte delle autorità fiscali estere comporta l’obbligo di dichiarare e tassare in loco la quota di reddito societario prodotto da quella sede, oltre a pesanti sanzioni per omessa dichiarazione.

Per una prima valutazione del rischio, chi si occupa di gestione del personale deve porsi quattro domande operative:

• Il dipendente ha contatto diretto o negozia con clienti locali?

• Può concordare prezzi o condizioni contrattuali?

• Ha il potere di vincolare l'azienda con la propria firma?

• Lavora da casa all’estero per oltre la metà del proprio tempo?

Se la risposta è positiva a più di una domanda, occorre effettuare una verifica con un consulente di fiscalità internazionale prima di autorizzare la modalità.

Cosa deve prevedere l'accordo individuale per il lavoro dall'estero

Un accordo di smart working standard, pensato per l’Italia, non tutela l'azienda all’estero. Per garantire la conformità, l'accordo individuale deve documentare alcuni dati.

• Inquadramento logistico. Paese di destinazione, indirizzo esatto dell'immobile e periodo temporalmente delimitato.

• Percentuale di tempo da remoto. Dato indispensabile per la richiesta del certificato A1 e per rientrare nell'Accordo Quadro europeo.

• Sicurezza dei dati e GDPR. Definizione degli strumenti di lavoro idonei e delle misure di protezione dei dati trattati dall'estero.

• Clausole di revoca unilaterale. Facoltà del datore di lavoro di richiamare il dipendente se il prolungamento compromette la conformità fiscale o previdenziale aziendale.

• Salute e sicurezza (D.Lgs. 81/2008). Informativa scritta annuale sui rischi al lavoratore e al RLS, dovuta anche per la prestazione dall'estero. Dal 7 aprile 2026 l'omissione è sanzionata penalmente (art. 3, comma 7-bis, D.Lgs. 81/2008): arresto da due a quattro mesi o ammenda fino a 7.403,96 euro.

• Comunicazione al Ministero del Lavoro. La comunicazione obbligatoria di lavoro agile va trasmessa sul portale Servizi Lavoro entro cinque giorni dalla firma (art. 23 L. 81/2017), anche quando la prestazione si svolge all'estero. Omissione o ritardo: da 100 a 500 euro per lavoratore.

Documentare con precisione queste condizioni fin dall'inizio permette all'azienda di dimostrare, in caso di ispezione, la corretta gestione del rapporto. 


I paesi UE ed extra-UE: le differenze da conoscere

All'interno dell'Unione Europea (e per i paesi che hanno aderito all'Accordo Quadro), la gestione è relativamente più semplice: soglie percentuali definite (25% o 49,9%), certificato A1 rilasciato dall'INPS come prova della copertura previdenziale, e convenzioni fiscali consolidate tra la maggior parte degli stati membri.

• Fuori dall'Unione Europea, la gestione richiede verifiche puntuali da Paese a Paese.

• Piano previdenziale: occorre verificare l'esistenza di una convenzione bilaterale di sicurezza sociale con l'Italia. In sua assenza, si rischia la doppia contribuzione.

• Piano fiscale: va analizzata la singola convenzione contro le doppie imposizioni per determinare le corrette ritenute da applicare nel cedolino.

• Piano di immigrazione: in molti Paesi extra-UE, lavorare da remoto richiede un visto specifico (come i Digital Nomad Visa) o un permesso di soggiorno per lavoro. Il normale visto turistico non autorizza la prestazione lavorativa.

Smart working estero: domande frequenti

Un dipendente può lavorare dall'estero per qualche settimana senza problemi?

Non esiste una soglia sotto la quale non ci sia nulla da fare. Un periodo di due o quattro settimane di norma non sposta la residenza fiscale né la contribuzione, ma per un'attività svolta in UE, SEE o Svizzera il certificato A1 va richiesto all'INPS prima della partenza, anche per pochi giorni di lavoro. Restano poi necessari l'accordo scritto, la comunicazione al Ministero del Lavoro e la notifica del periodo per la copertura assicurativa.

Serve un accordo specifico diverso da quello standard?

Sì. L'accordo individuale per lo smart working dall'estero deve integrare il modello ordinario ex L. 81/2017 con gli elementi specifici del Paese di destinazione: percentuale di tempo da remoto, indirizzo della sede di lavoro, durata esatta e clausole di revoca legate alla conformità fiscale.

L'azienda rischia sanzioni se non regolarizza la situazione?

Sì. Sul piano previdenziale si rischiano addebiti per contributi omessi all'estero e sanzioni civili. Sul piano fiscale, il rischio principale è l'accertamento di una stabile organizzazione non dichiarata, con sanzioni e recuperi sulle imposte societarie. 

Chi si occupa della copertura assicurativa contro gli infortuni?

Nei Paesi UE la copertura INAIL segue di norma il rapporto di lavoro italiano, e il modello PD DA1 documenta il diritto all'assistenza in caso di infortunio; fuori dall'Unione la posizione assicurativa va verificata Paese per Paese. In ogni caso la condizione essenziale è che l'attività sia stata esplicitamente autorizzata e documentata dall'azienda. Senza un'autorizzazione tracciabile, la tutela dell'infortunio può essere contestata

Con Fluida, le PMI centralizzano la gestione dei documenti e delle autorizzazioni HR in un unico ambiente digitale: puoi archiviare gli accordi individuali nel fascicolo del dipendente, impostare promemoria per la scadenza dei periodi autorizzati all'estero e monitorare con precisione i giorni di presenza e di lavoro agile.

Installare un sistema GPS su un'auto aziendale o su uno smartphone di lavoro sembra una scelta puramente organizzativa. Aiuta a sapere dove si trova un mezzo, a ottimizzare un percorso, tutelare un bene aziendale. Eppure, quello stesso dato di posizione, raccolto nel tempo, diventa quasi sempre anche un dato sul comportamento della persona che lo utilizza: dove si trova, quanto si ferma, che percorso ha seguito.  

È per questo che la geolocalizzazione dei dipendenti si trova all'incrocio tra due corpi normativi: lo Statuto dei Lavoratori e il GDPR. Le aziende che ignorano uno dei due si espongono a sanzioni concrete, come mostrano i provvedimenti adottati dal Garante Privacy tra il 2025 e il 2026.  

Questa guida approfondisce quando il GPS è lecito, cosa deve contenere l'accordo o l'autorizzazione, e cosa rischia chi non rispetta le regole.

Geolocalizzazione dei dipendenti: il quadro normativo di riferimento

Chi installa un sistema di geolocalizzazione deve garantire la conformità su più livelli contemporaneamente, come mostrano i provvedimenti del Garante Privacy in materia.:

• L'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970, come modificato dal D.Lgs. 151/2015), che disciplina i controlli a distanza.

• Il GDPR (Regolamento UE 2016/679) e il Codice Privacy, che regolano il trattamento dei dati di posizione come dati personali.

• Il D.Lgs. 104/2022 (Decreto Trasparenza), che si applica quando il sistema di geolocalizzazione include funzioni di monitoraggio automatizzato (art. 1-bis del D.Lgs. 152/1997).

A questo si aggiungono le indicazioni dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro, le pronunce della Cassazione e i provvedimenti del Garante Privacy che convergono su un principio: la tecnologia utilizzata conta meno degli effetti concreti del trattamento sul lavoratore.

L'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori: i limiti al controllo a distanza

L'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori vieta l'uso di impianti e strumenti dai quali derivi anche solo la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, salvo due condizioni alternative: 

• un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali (RSU/RSA);

• in mancanza di accordo, l'autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Esiste un'eccezione, prevista dal comma 2, per gli “strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa”: in questo caso non serve accordo né autorizzazione.

Nella Nota INL n. 1511 del 16 febbraio 2026, relativa al settore della vigilanza privata, l'Ispettorato ha chiarito che la presenza di un decreto ministeriale che contempla l'uso di sistemi di geo-referenziazione non basta a trasformarli in strumenti di lavoro esenti dalla procedura dell'art. 4: per rientrare nell'eccezione, lo strumento deve essere strettamente ed esclusivamente indispensabile all'esecuzione della prestazione, non semplicemente utile all'organizzazione o al monitoraggio. La Circolare INL n. 2 del 7 novembre 2016 fornisce il criterio pratico: strumento di lavoro in senso stretto è solo l'apparecchio indispensabile al lavoratore per adempiere la prestazione dedotta in contratto.

Il comma 3, infine, impone in ogni caso un'informativa adeguata al lavoratore sulle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli.

Quando il GPS è lecito: le condizioni che lo permettono

La geolocalizzazione dei veicoli aziendali è legittima quando ricorrono insieme tre condizioni.

• Una finalità legittima. Sicurezza sul lavoro, esigenze organizzative e produttive, o tutela del patrimonio aziendale, mai il monitoraggio della prestazione lavorativa come fine a sé stante.

• La procedura dell'art. 4. Accordo sindacale, o in alternativa autorizzazione INL.

• Il rispetto del GDPR. L'informativa preventiva, principio di minimizzazione dei dati, e, quando il monitoraggio è sistematico, una valutazione d'impatto DPIA) ai sensi dell'art. 35 del GDPR. Sui veicoli va inoltre apposta la vetrofania con il pittogramma indicato dal Garante, la cosiddetta informativa di primo livello.

La minimizzazione ha un peso pratico specifico: nel Provvedimento n. 382/2026, il Garante ha sanzionato un'azienda sanitaria pubblica proprio per la frequenza con cui veniva rilevata la posizione dei veicoli assegnati ai suoi autisti, ritenuta sproporzionata: il sistema rilevava la posizione ogni 60 secondi, permettendo di ricostruire l'intero tragitto in modo continuo. Dopo l'intervento del Garante, l'azienda ha ridotto la frequenza di campionamento a 15 minuti e ha disattivato in modo permanente la visualizzazione della posizione in tempo reale, che il Garante ritiene ammissibile solo davanti a esigenze di sicurezza concrete. Il sistema dovrebbe inoltre consentire di sospendere la localizzazione durante le pause e fuori dall’orario di lavoro, con un pulsante dedicato: vale anche quando il mezzo è a uso esclusivamente lavorativo, perché una pausa breve e imprevista resta sempre possibile. 

Un modello che rispetta questo principio per costruzione, per esempio, non salva affatto le coordinate: verifica solo se il dispositivo si trova in un'area autorizzata (il cosiddetto geofencing) e registra l'esito, non la posizione. È l'approccio adottato dalla timbratura smart di Fluida.

Sistemi di localizzazione automatizzati: obblighi di trasparenza

L'obbligo di informativa sui sistemi automatizzati non nasce dalla normativa sull'intelligenza artificiale, ma da una fonte precedente e spesso trascurata: l'articolo 1-bis del D.Lgs. 152/1997, introdotto dal Decreto Trasparenza (D.Lgs. 104/2022). La norma impone al datore di lavoro di informare il lavoratore quando le modalità di esecuzione della prestazione sono organizzate mediante "sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati”, una definizione che, secondo la Circolare del Ministero del Lavoro n. 19/2022, include esplicitamente i sistemi GPS, insieme a gestione turni, determinazione della retribuzione, tablet, smartwatch o braccialetti aziendali. Restano invece esclusi i semplici badge o timbrature che non generano automaticamente una decisione datoriale.

Per un sistema GPS la distinzione è quindi netta:

• un semplice tracker che si limita a registrare la posizione resta soggetto solo all’art. 4 dello Statuto e GDPR;

• se il sistema di geolocalizzazione integra funzioni automatizzate (come il rilevamento automatico di anomalie nei percorsi, alert generati in autonomia o punteggi di efficienza calcolati dall'algoritmo), scattano anche gli obblighi informativi più dettagliati dell'art. 1-bis.

In questo secondo caso, l'azienda deve documentare analiticamente: la logica di funzionamento del sistema, le categorie di dati elaborate, le misure di sicurezza adottate e i potenziali impatti sull'attività del lavoratore.

L'informativa ai lavoratori: cosa deve contenere

L'informativa non è un adempimento formale da archiviare, ma la condizione stessa che rende utilizzabili i dati raccolti: senza un'informativa preventiva, i dati di geolocalizzazione non possono essere usati nemmeno a fini disciplinari, indipendentemente dalla gravità del comportamento del dipendente.

Per essere completa, deve documentare:

• le finalità del trattamento e la base giuridica;

• le modalità di funzionamento del sistema e le modalità con cui vengono effettuate le verifiche;

• le categorie di dati raccolti e i tempi di conservazione;

• se il sistema include componenti automatizzate, la logica di funzionamento richiesta dal D.lgs 152/1997.

Documentare la consegna dell’informativa, non solo il suo contenuto, è altrettanto importante: strumenti che tracciano data e conferma di lettura, come le comunicazioni aziendali, permettono di dimostrarlo senza dover ricostruire tutto a mano in caso di verifiche necessarie.

Il ruolo del Garante Privacy: i provvedimenti più recenti

Il Garante ha affrontato la geolocalizzazione dei lavoratori più volte nel tempo, ma due provvedimenti recenti meritano attenzione. Il Provvedimento n. 755/2025 (18 dicembre 2025) riguarda un sistema di telematica satellitare privo di geolocalizzazione: eppure il dettaglio dei dati raccolti, la loro conservazione per tredici mesi e l'assegnazione di un punteggio sullo stile di guida, senza distinguere tra viaggi professionali e personali, sono stati ritenuti nel loro insieme un monitoraggio dell'attività del lavoratore svolto in assenza delle garanzie dell'art. 4.. Il Provvedimento n. 382/2026 (28 maggio 2026) ha sanzionato un'azienda sanitaria per un trattamento illegittimo dei dati di geolocalizzazione dei propri autisti, evidenziando una frequenza di tracciamento sproporzionata e l'assenza di una DPIA preventiva.

Un principio emerge con chiarezza da questi provvedimenti, ed è forse il più frainteso dalle aziende: l'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro non esaurisce gli obblighi privacy. Anche in presenza di un titolo legittimante ai sensi dello Statuto dei Lavoratori, il trattamento deve comunque rispettare separatamente i principi del GDPR come liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione. Il ponte tra i due piani è l'art. 114 del Codice Privacy, che richiama l'art. 4 dello Statuto come condizione di liceità del trattamento. Sulla stessa linea la Cassazione (ordinanza n. 3462 del 16 febbraio 2026): titolare del trattamento è chi decide finalità e modalità del sistema, non chi lo ha sviluppato. Il datore di lavoro risponde quindi in proprio anche quando il software è di un fornitore terzo.

Le sanzioni per uso illecito del GPS

Le sanzioni GDPR per un trattamento illecito dei dati di geolocalizzazione possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale, ai sensi dell'articolo 83, paragrafo 5, del Regolamento. Nella pratica, gli importi effettivamente irrogati sono spesso più contenuti: nel caso del Provvedimento 382/2026, la sanzione è stata quantificata in 6.000 euro, grazie alla massima cooperazione dell'azienda durante l'istruttoria e all'adeguamento spontaneo del sistema.

Al di là dell'importo, la conseguenza più concreta per un'azienda è un'altra: i dati raccolti senza rispettare la procedura e quindi accordo, autorizzazione, informativa non sono utilizzabili a fini disciplinari: l’inutilizzabilità è sancita dall’art.2-decies del Codice Privacy. Un licenziamento basato su dati GPS raccolti illegittimamente rischia di essere annullato, indipendentemente da quanto fosse fondata la contestazione originaria.

GPS e dipendenti: domande frequenti

Il GPS sulle auto aziendali è sempre lecito?

No. Anche quando il GPS è tecnicamente utile o addirittura richiesto da una normativa di settore, non diventa automaticamente uno strumento di lavoro esente dalla procedura dell'art. 4. Serve comunque un accordo sindacale o, in mancanza, l'autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro, oltre al rispetto del GDPR.

I dipendenti devono essere informati prima dell'attivazione?

Sì, sempre. Senza un'informativa preventiva e adeguata, i dati raccolti non sono utilizzabili nemmeno a fini disciplinari, e il trattamento risulta illegittimo indipendentemente dal fatto che l'azienda abbia ottenuto l'accordo sindacale o l'autorizzazione INL.  

È necessario l'accordo sindacale per usare il GPS?

È la via principale, ma non l'unica: in mancanza di rappresentanze sindacali aziendali o di un accordo, l'azienda può richiedere l'autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro. Uno dei due titoli è comunque sempre necessario se il sistema consente un controllo, anche indiretto, dell'attività lavorativa. 

Il GPS sullo smartphone aziendale ha le stesse regole?

Sì. Il principio dell'articolo 4 non riguarda un dispositivo specifico, ma qualunque strumento dal quale derivi la possibilità di controllo a distanza, che sia un'auto, uno smartphone o un tablet aziendale, le garanzie da rispettare sono le stesse.

Molti accordi di smart working nascono da un modello scaricato e adattato in fretta. Il problema emerge dopo: durante un accesso ispettivo, in una contestazione sul diritto alla disconnessione o dopo un infortunio avvenuto in una giornata di lavoro da remoto, quando l'accordo deve dimostrare cosa era stato effettivamente concordato.La Legge 81/2017 stabilisce cosa deve contenere l’accordo obbligatoriamente e la Legge 34/2026 ha reso ancora più stringente uno degli adempimenti collegati, l’informativa sui rischi, introducendo per la prima volta un vero apparato sanzionatorio.

Questa guida ripercorre gli elementi che l'accordo individuale non può omettere, cosa cambia per chi ha già accordi firmati prima del 2026, e come evitare gli errori più comuni.

Perché l'accordo individuale di smart working è obbligatorio

Lo smart working non è né un obbligo per l'azienda né un diritto automatico del lavoratore: è sempre una modalità organizzativa consensuale, disciplinata dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81. Nessuna delle due parti può imporlo unilateralmente, e la sua attivazione richiede sempre la sottoscrizione di un accordo individuale scritto, ai sensi dell'articolo 19 della legge.

Alcune richieste vanno però valutate con priorità: genitori di figli fino a 12 anni, o senza limite di età se il figlio è in condizione di disabilità grave, lavoratori con disabilità grave e chi assiste familiari in questa condizione (art. 18, comma 3-bis). 

Dal 1° gennaio 2026 la Legge 106/2025 aggiunge un diritto di accesso prioritario per i lavoratori con invalidità pari o superiore al 74% e per chi ha patologie oncologiche, croniche o invalidanti. Anche in questi casi il rapporto si formalizza con un accordo individuale, ma per i lavoratori con disabilità la giurisprudenza recente riconosce il lavoro agile come accomodamento ragionevole, con margini di rifiuto molto stretti per il datore. Senza un accordo conforme, l'azienda non può dimostrare la regolarità del rapporto in caso di controllo.

Gli elementi obbligatori dell'accordo secondo la L. 81/2017

L'articolo 19 e 21 della Legge 81/2017 elenca in modo puntuale cosa deve documentare l’accordo.

• Durata a tempo determinato, oppure a tempo indeterminato e in questo secondo caso, ciascuna delle parti può recedere con un preavviso non inferiore a 30 giorni.

• Modalità di esecuzione della prestazione svolta fuori dai locali aziendali, comprese le forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro.

• Forme di esercizio del potere di controllo del datore sulla prestazione resa dal lavoratore da remoto (art. 21, comma 1), che devono rispettare i limiti fissati dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori sul controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.

• Tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie a garantire la disconnessione dagli strumenti di lavoro.

• Forma scritta, richiesta ai fini della prova e della regolarità amministrativa.

• Condotte disciplinarmente rilevanti: l’accordo individua i comportamenti, connessi alla prestazione svolta fuori dai locali aziendali, che danno luogo all'applicazione delle sanzioni disciplinari previste dal CCNL applicato (art. 21, comma 2). 

Ogni accordo va poi adattato al CCNL applicato e agli eventuali accordi aziendali vigenti, un modello standard, per quanto completo, non sostituisce la verifica caso per caso.

Le clausole sulla sicurezza e la tutela della salute

La responsabilità della sicurezza resta in capo al datore di lavoro anche quando la prestazione si svolge fuori sede. L'articolo 22 della Legge 81/2017 impone di consegnare al lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) un'informativa scritta che individui i rischi generali e specifici legati al lavoro agile, con aggiornamento almeno annuale. La norma non fissa una soglia minima di giornate, quindi l'obbligo riguarda anche un ricorso al lavoro agile non continuativo. 

Dal 7 aprile 2026 questo adempimento è cambiato: la Legge 11 marzo 2026, n. 34 ha introdotto il comma 7-bis all'articolo 3 del D.Lgs. 81/2008, e ha modificato anche l'articolo 55, comma 5, lettera c) dello stesso decreto, collegando per la prima volta la mancata consegna dell'informativa annuale a una sanzione penale: arresto da due a quattro mesi, oppure ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro. La mancata consegna è quindi una contravvenzione penale, con la stessa gravità già prevista per la violazione degli obblighi generali di informazione e formazione dei lavoratori.

Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) aziendale deve includere anche una sezione dedicata ai rischi specifici del lavoro agile, un punto che molte aziende, avendo redatto l'accordo prima del 2026, non hanno ancora aggiornato. 

C'è anche un obbligo meno noto legato alla tutela della salute: se il lavoratore in smart working utilizza il videoterminale in modo sistematico o abituale per almeno  20 ore settimanali (ai sensi dell’art. 173 del D.Lgs. 81/2008), è qualificato a tutti gli effetti come lavoratore videoterminalista e resta soggetto alla sorveglianza sanitaria periodica a cura del medico competente. 

Strumenti di lavoro: chi li fornisce e di chi è la responsabilità

Gli strumenti utilizzati dal lavoratore sono un contenuto espressamente previsto dall'articolo 19, comma 1: l'accordo deve indicare chi li fornisce, a quale titolo (di norma in comodato d'uso) e con quali regole di utilizzo. Diverso è il tema dei costi, perché la legge non impone un obbligo generale di rimborso delle spese sostenute per lavorare fuori sede.

Molti CCNL prevedono comunque contributi specifici per connessione internet o quota bollette. Su questo punto vale un dettaglio fiscale da non sottovalutare: l'Agenzia delle Entrate esclude dalla tassazione i rimborsi determinati sulla base di parametri oggettivi e documentabili, riferiti ai costi che il datore risparmia e che il lavoratore sostiene al suo posto (risposta a interpello 314/2021). Anche un importo forfettario giornaliero può rientrare nell’esenzione, purché ricostruibile con questo criterio: quando il parametro è arbitrario, come una percentuale generica dei consumi domestici, la somma resta imponibile (risposta 328/2021). Documentare il criterio di calcolo tutela quindi anche il dipendente sul piano fiscale.

Orari, reperibilità e diritto alla disconnessione

Il diritto alla disconnessione, introdotto proprio dalla Legge 81/2017, affida all'accordo individuale il compito di stabilire i tempi di riposo e le misure che garantiscono al lavoratore di disconnettersi dagli strumenti tecnologici fuori dall'orario concordato.

Nella pratica, questo significa indicare fasce orarie precise: se l'orario concordato è, per esempio, 9:00-18:00, dopo le 18:00 e nei weekend il lavoratore non è tenuto a rispondere a email, telefonate o messaggi di lavoro, salvo eccezioni specificamente concordate. Un accordo che si limita a citare genericamente il diritto alla disconnessione senza fissare fasce orarie concrete non garantisce davvero questa tutela, è un punto che vale la pena rendere esplicito e verificabile.

Le novità 2026: cosa aggiornare negli accordi già in essere

La Legge 34/2026 non ha alterato la struttura dell'accordo individuale prevista dall'art. 19 della L. 81/2017, ma ha reso più stringente il rispetto dell'informativa annuale sui rischi, introducendo una specifica responsabilità penale.

Il 2026 porta però una seconda novità, che riguarda l'accesso più che il contenuto: dal 1° gennaio la Legge 106/2025 riconosce un diritto di accesso prioritario al lavoro agile ai lavoratori con invalidità pari o superiore al 74% e a chi ha patologie oncologiche, croniche o invalidanti, al termine dell'eventuale congedo straordinario. Per chi gestisce più richieste sulla stessa mansione cambia l'ordine con cui vanno valutate, e conviene tenere traccia dei criteri applicati.

Chi ha accordi già sottoscritti prima di aprile 2026 dovrebbe verificare immediatamente tre aspetti.

• Aggiornamento annuale. Verificare che l'informativa sui rischi non sia rimasta quella della prima firma, ma sia stata effettivamente rinnovata negli ultimi 12 mesi.

• Tracciabilità della consegna. Assicurarsi che la ricezione da parte del lavoratore e dell'RLS sia dimostrabile con data certa e firma digitale, fondamentale per tutelarsi in sede di ispezione.

• Coerenza con il DVR. Verificare che il Documento di Valutazione dei Rischi aziendale contenga la sezione specifica integrata sui rischi del lavoro agile (art. 28 D.Lgs. 81/2008).

Raccogliere accordi, informative sulla sicurezza e relative conferme di firma in un unico spazio digitale con scadenziario automatico riduce il rischio di scadenze non presidiate e permette di documentare la conformità in caso di controllo dell'Ispettorato.

Accordo smart working: domande frequenti

L'accordo va firmato prima o dopo l'inizio dello smart working?

Prima. L'accordo individuale deve essere sottoscritto prima che il lavoratore inizi effettivamente a svolgere l'attività da remoto: non è un adempimento da regolarizzare in un secondo momento.

Si può fare a tempo indeterminato?

Sì. In questo caso l'accordo deve specificare le condizioni di recesso: ciascuna delle parti può recedere con un preavviso non inferiore a 30 giorni, elevato a 90 giorni per i lavoratori con disabilità e salvo condizioni più favorevoli previste dal CCNL applicato. In presenza di un giustificato motivo il recesso può avvenire anche senza preavviso.

L'accordo va comunicato al Ministero del Lavoro?

Sì. Il datore di lavoro deve trasmettere i dati dell'accordo individuale tramite l'applicativo online sul portale del Ministero del Lavoro (accessibile con SPID o CIE) entro 5 giorni dall'inizio effettivo della prestazione da remoto (o dall'evento che ne modifichi le condizioni o ne determini la cessazione). Dal 1° settembre 2022 non è più necessario allegare il testo dell'accordo alla comunicazione, ma va comunque conservato per 5 anni ai fini di eventuali controlli ispettivi. L'omessa o tardiva comunicazione comporta una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Cosa succede se l'accordo non include le clausole obbligatorie?

Un accordo incompleto espone l'azienda a un doppio rischio: da un lato l'irregolarità formale in caso di controllo, dall'altro la difficoltà di dimostrare, per esempio in una contestazione sul diritto alla disconnessione o sul potere di controllo, che le condizioni di lavoro erano state effettivamente concordate. A questo si aggiunge l'informativa sui rischi collegata all'accordo, che dal 7 aprile 2026 è sanzionabile penalmente se mancante o non aggiornata. 

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Trasformare un contratto a termine in un'assunzione a tempo indeterminato è il passo naturale quando una risorsa ha dimostrato di valere, ma per una PMI vuol dire fare i conti con un costo fisso che pesa sul bilancio.

Prima di firmare, però, conviene sapere che la convenienza di questa scelta nel 2026 non dipende solo dal costo del contratto: dipende da una finestra temporale che si chiude il 31 dicembre e da un requisito di incremento dell'organico che non tutte le aziende riescono a rispettare.

Il Bonus stabilizzazione giovani 2026 (previsto dall’articolo 4 del Decreto-Legge n. 62/2026, convertito dalla legge 25 giugno 2026 n. 112) nasce proprio per questo: azzerare i contributi previdenziali a carico dell’azienda che conferma un giovane già inserito in organico.

Cos'è il bonus stabilizzazione giovani del Decreto Lavoro 2026

Il Bonus stabilizzazione giovani è un esonero contributivo totale pensato specificamente per chi trasforma un contratto a termine già esistente in un'assunzione a tempo indeterminato e non riguarda le nuove assunzioni dall’esterno che rientrano invece nel diverso Bonus Giovani ordinario.

Le modalità applicative dell’incentivo sono state chiarite dall’INPS con la Circolare n. 72 del 3 luglio 2026. L’obiettivo della misura è favorire la stabilizzazione dei giovani
già inseriti in azienda.

Chi può accedere: requisiti dell'azienda e del lavoratore

Per ottenere l'esonero, la legge richiede il rispetto di alcune condizioni precise, divise tra impresa e collaboratore.

• I requisiti dell'azienda. L'incentivo è aperto ai datori di lavoro privati in regola con il DURC, senza violazioni in materia di lavoro, legislazione sociale e sicurezza sul luogo di lavoro e che applichino i contratti collettivi sottoscritti dalle organizzazioni comparativamente più rappresentative. Nei sei mesi precedenti la trasformazione l'azienda non deve aver effettuato licenziamenti individuali per giustificato motivo oggettivo né licenziamenti collettivi nella stessa unità produttiva: la condizione vale a prescindere dalla qualifica dei lavoratori coinvolti. Il decreto richiede inoltre di corrispondere al lavoratore un trattamento economico individuale non inferiore al trattamento economico complessivo definito dalla contrattazione collettiva di riferimento.

• I requisiti del lavoratore. Il dipendente deve avere meno di 35 anni (34 anni e 364 giorni alla data della trasformazione), non essere mai stato occupato a tempo indeterminato nel corso della propria vita lavorativa e rivestire la qualifica di operaio, impiegato o quadro: il personale con qualifica dirigenziale è escluso per espressa previsione normativa. Non è richiesta l'appartenenza a categorie di svantaggio, condizione che riguarda invece il Bonus Giovani per le nuove assunzioni, non la stabilizzazione.

• L’incremento occupazionale netto. La trasformazione deve produrre un aumento della base occupazionale rispetto alla media dei lavoratori occupati nei dodici mesi precedenti. Il calcolo si fa sull'intera organizzazione del datore di lavoro, secondo la nozione di impresa unica, e non sulla singola unità produttiva, e va rifatto per ogni mese di fruizione: non entrano nel computo le diminuzioni di occupati verificatesi in società controllate o collegate, mentre gli aumenti possono essere considerati a favore dell'azienda. Se in un mese l'incremento viene meno, per quel mese l'esonero non spetta; se si ricostituisce, la fruizione riprende ma il beneficio perduto non si recupera. Il requisito non decade quando il posto è rimasto vacante per dimissioni volontarie, invalidità, pensionamento per raggiunti limiti d'età, riduzione volontaria dell'orario o licenziamento per giusta causa. 

Quanto vale l'esonero e per quanto tempo

L'agevolazione consiste in un esonero del 100% dei contributi previdenziali a carico del datore di lavoro privato, con l'esclusione dei premi INAIL.

• L'importo massimo. Lo sgravio copre i contributi fino a un tetto massimo di 500 euro al mese per ciascun lavoratore, uniforme su tutto il territorio nazionale: le  maggiorazioni territoriali riguardano il distinto Bonus ZES, non la stabilizzazione.

• La durata. Il beneficio viene riconosciuto per un periodo massimo di 24 mesi, indipendentemente da eventuali condizioni di svantaggio del lavoratore.

• Part-time e mesi parziali. Per i rapporti a part-time i massimali dell'agevolazione sono proporzionalmente ridotti. Per le trasformazioni o le cessazioni che avvengono in corso di mese la soglia si riproporziona su base giornaliera, assumendo a riferimento 16,12 euro per ogni giorno di fruizione. Il periodo di fruizione può essere sospeso, con differimento del godimento, solo in caso di assenza obbligatoria dal lavoro per maternità, comprese le ipotesi di interdizione anticipata. 

• Esclusioni. Restano esclusi dal beneficio i rapporti di lavoro domestico, i contratti di apprendistato e la trasformazione di contratti intermittenti o a chiamata. L'esonero spetta invece per le trasformazioni a tempo indeterminato a scopo di somministrazione e per i rapporti instaurati in attuazione del vincolo associativo con una cooperativa di lavoro.

Le scadenze: quando va fatta la stabilizzazione

Il tempismo è decisivo per non perdere il bonus. Le finestre operative stabilite dalla normativa sono tassative: 


• il contratto a termine da trasformare deve essere stato instaurato entro il 30 aprile 2026;

• alla data della trasformazione, il contratto deve avere una durata complessiva non superiore a 12 mesi;

• la trasformazione effettiva deve avvenire tra il 1° agosto e il 31 dicembre 2026;

• la trasformazione deve avvenire senza soluzione di continuità rispetto al contratto a termine: non sono incentivabili le trasformazioni di rapporti a tempo determinato instaurati dal 1° maggio 2026 in poi.

Poiché i benefici dipendono dalla corretta gestione delle istanze telematiche, il consiglio è muoversi per tempo insieme al consulente del lavoro appena scatta la decisione di stabilizzare, tenendo traccia delle date che contano insieme a tutte le altre scadenze del personale.

Come fare richiesta: la procedura INPS



L’accesso al bonus non è automatico in busta paga, ma richiede un iter telematico preciso, reso operativo dall’INPS con il messaggio n. 2518 del 29 luglio 2026.

• Invio dell'istanza. La domanda va presentata esclusivamente online tramite il Portale delle Agevolazioni (ex DiResCo), nella sezione “Incentivi decreto Lavoro 2026 – Incentivo alla stabilizzazione”, indicando i dati dell’impresa e del lavoratore, la data di stipula del contratto da trasformare, la tipologia di orario e la retribuzione media mensile prevista, oltre alle dichiarazioni sull’assenza di cumulo con altri esoneri e sul trattamento economico applicato. L'istanza può essere presentata sia per trasformazioni già effettuate dal 1° agosto 2026 sia per trasformazioni non ancora avvenute.

• Verifica delle risorse. L'INPS verifica che il lavoratore non sia stato titolare di rapporti a tempo indeterminato precedenti, quantifica il beneficio sulla base dei contributi dichiarati e accoglie la domanda solo se le risorse residue bastano a coprire l'intero periodo agevolato.

• Il termine dei dieci giorni. Se la domanda riguarda una trasformazione non ancora effettuata, l'INPS accantona le risorse e invita l'azienda, via PEC e con notifica su MyINPS, a procedere e a inviare la comunicazione obbligatoria entro dieci giorni. Il termine è perentorio: se scade, gli importi accantonati si perdono, ferma restando la possibilità di presentare una nuova istanza.

• Recupero dell’esonero. Ottenuta l'autorizzazione, l'azienda compensa l'esonero mensilmente attraverso i flussi dichiarativi (UniEmens) gestiti dal consulente del lavoro.

Cumulabilità con altri incentivi

Una delle leve più interessanti per le PMI è la possibilità di combinare l'esonero contributivo con altri strumenti di sgravio fiscale. La maxi-deduzione del costo del lavoro prevista per le nuove assunzioni stabili, una maggiorazione del 20% (30% per le categorie meritevoli di maggiore tutela) sul costo deducibile del personale, che si somma senza alcuna riduzione perché opera sul piano fiscale e non su quello contributivo. L'esonero dell'1% collegato alla Certificazione della parità di genere, che incide sul monte contributivo aziendale e non sul singolo rapporto. E le agevolazioni che riducono la contribuzione a carico del lavoratore, come l'esonero sulla quota IVS delle lavoratrici madri. 

Il beneficio è riconosciuto entro limiti di spesa definiti: 18,2 milioni di euro per il 2026, 87,5 milioni per il 2027 e 69,3 milioni per il 2028. L'INPS monitora l'andamento delle domande e, se il limite risulta raggiunto anche solo in prospettiva, non accoglie ulteriori richieste.

Bonus stabilizzazione giovani: domande frequenti

Si applica anche ai contratti di apprendistato?


No. L'apprendistato è escluso dal bonus perché gode già di regimi contributivi agevolati e di aliquote ridotte rispetto alla contrattazione ordinaria. Diverso il caso del lavoratore che in passato ha svolto un periodo di apprendistato: quei periodi non sono ostativi al riconoscimento dell'esonero. 

Il lavoratore deve aver lavorato continuativamente?


No. Ai fini dell'esonero non è richiesta una carriera precedente senza interruzioni: il requisito di continuità riguarda il passaggio dal contratto a termine a quello a tempo indeterminato, che deve avvenire senza soluzione di continuità. Un'interruzione tra i due rapporti fa perdere l'accesso all'esonero, così come non sono incentivabili i contratti a termine instaurati dal 1° maggio 2026 in poi.

Il bonus decade se il dipendente viene licenziato?

Non automaticamente. La normativa prevede la revoca dell'incentivo in specifiche situazioni. Per esempio, il beneficio viene revocato se, entro sei mesi dalla trasformazione agevolata, il datore di lavoro licenzia per giustificato motivo oggettivo il lavoratore che beneficia dell'esonero oppure un altro dipendente con la stessa qualifica nella medesima unità produttiva. In questi casi l'INPS revoca l'esonero e recupera i benefici già fruiti. Non sono invece ostativi i licenziamenti per sopravvenuta inidoneità assoluta al lavoro o per superamento del periodo di comporto. Attenzione anche al fronte opposto: se in un mese viene a mancare l'incremento occupazionale netto, per quel mese l'esonero non spetta..

È compatibile con la maxi-deduzione del costo del lavoro?


Sì, in linea generale la maxi-deduzione fiscale è cumulabile con la maggior parte degli incentivi contributivi. Prima di fare affidamento sulla cumulabilità per un caso specifico, è comunque consigliabile una verifica con il consulente del lavoro, poiché le condizioni di dettaglio possono variare.

Gestire una stabilizzazione significa anche tenere insieme date, documenti e adempimenti che non possono slittare. Scopri come Fluida ti aiuta a non perdere di vista le scadenze del personale.