Accordo individuale di smart working: cosa deve contenere nel 2026
Molti accordi di smart working nascono da un modello scaricato e adattato in fretta. Il problema emerge dopo: durante un accesso ispettivo, in una contestazione sul diritto alla disconnessione o dopo un infortunio avvenuto in una giornata di lavoro da remoto, quando l'accordo deve dimostrare cosa era stato effettivamente concordato.La Legge 81/2017 stabilisce cosa deve contenere l’accordo obbligatoriamente e la Legge 34/2026 ha reso ancora più stringente uno degli adempimenti collegati, l’informativa sui rischi, introducendo per la prima volta un vero apparato sanzionatorio.
Questa guida ripercorre gli elementi che l'accordo individuale non può omettere, cosa cambia per chi ha già accordi firmati prima del 2026, e come evitare gli errori più comuni.
Perché l'accordo individuale di smart working è obbligatorio
Lo smart working non è né un obbligo per l'azienda né un diritto automatico del lavoratore: è sempre una modalità organizzativa consensuale, disciplinata dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81. Nessuna delle due parti può imporlo unilateralmente, e la sua attivazione richiede sempre la sottoscrizione di un accordo individuale scritto, ai sensi dell'articolo 19 della legge.
Alcune richieste vanno però valutate con priorità: genitori di figli fino a 12 anni, o senza limite di età se il figlio è in condizione di disabilità grave, lavoratori con disabilità grave e chi assiste familiari in questa condizione (art. 18, comma 3-bis).
Dal 1° gennaio 2026 la Legge 106/2025 aggiunge un diritto di accesso prioritario per i lavoratori con invalidità pari o superiore al 74% e per chi ha patologie oncologiche, croniche o invalidanti. Anche in questi casi il rapporto si formalizza con un accordo individuale, ma per i lavoratori con disabilità la giurisprudenza recente riconosce il lavoro agile come accomodamento ragionevole, con margini di rifiuto molto stretti per il datore. Senza un accordo conforme, l'azienda non può dimostrare la regolarità del rapporto in caso di controllo.
Gli elementi obbligatori dell'accordo secondo la L. 81/2017
L'articolo 19 e 21 della Legge 81/2017 elenca in modo puntuale cosa deve documentare l’accordo.
Durata a tempo determinato, oppure a tempo indeterminato e in questo secondo caso, ciascuna delle parti può recedere con un preavviso non inferiore a 30 giorni.
Modalità di esecuzione della prestazione svolta fuori dai locali aziendali, comprese le forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro.
Forme di esercizio del potere di controllo del datore sulla prestazione resa dal lavoratore da remoto (art. 21, comma 1), che devono rispettare i limiti fissati dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori sul controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.
Tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie a garantire la disconnessione dagli strumenti di lavoro.
Forma scritta, richiesta ai fini della prova e della regolarità amministrativa.
Condotte disciplinarmente rilevanti: l’accordo individua i comportamenti, connessi alla prestazione svolta fuori dai locali aziendali, che danno luogo all'applicazione delle sanzioni disciplinari previste dal CCNL applicato (art. 21, comma 2).
Ogni accordo va poi adattato al CCNL applicato e agli eventuali accordi aziendali vigenti, un modello standard, per quanto completo, non sostituisce la verifica caso per caso.
Le clausole sulla sicurezza e la tutela della salute
La responsabilità della sicurezza resta in capo al datore di lavoro anche quando la prestazione si svolge fuori sede. L'articolo 22 della Legge 81/2017 impone di consegnare al lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) un'informativa scritta che individui i rischi generali e specifici legati al lavoro agile, con aggiornamento almeno annuale. La norma non fissa una soglia minima di giornate, quindi l'obbligo riguarda anche un ricorso al lavoro agile non continuativo.
Dal 7 aprile 2026 questo adempimento è cambiato: la Legge 11 marzo 2026, n. 34 ha introdotto il comma 7-bis all'articolo 3 del D.Lgs. 81/2008, e ha modificato anche l'articolo 55, comma 5, lettera c) dello stesso decreto, collegando per la prima volta la mancata consegna dell'informativa annuale a una sanzione penale: arresto da due a quattro mesi, oppure ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro. La mancata consegna è quindi una contravvenzione penale, con la stessa gravità già prevista per la violazione degli obblighi generali di informazione e formazione dei lavoratori.
Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) aziendale deve includere anche una sezione dedicata ai rischi specifici del lavoro agile, un punto che molte aziende, avendo redatto l'accordo prima del 2026, non hanno ancora aggiornato.
C'è anche un obbligo meno noto legato alla tutela della salute: se il lavoratore in smart working utilizza il videoterminale in modo sistematico o abituale per almeno 20 ore settimanali (ai sensi dell’art. 173 del D.Lgs. 81/2008), è qualificato a tutti gli effetti come lavoratore videoterminalista e resta soggetto alla sorveglianza sanitaria periodica a cura del medico competente.
Strumenti di lavoro: chi li fornisce e di chi è la responsabilità
Gli strumenti utilizzati dal lavoratore sono un contenuto espressamente previsto dall'articolo 19, comma 1: l'accordo deve indicare chi li fornisce, a quale titolo (di norma in comodato d'uso) e con quali regole di utilizzo. Diverso è il tema dei costi, perché la legge non impone un obbligo generale di rimborso delle spese sostenute per lavorare fuori sede.
Molti CCNL prevedono comunque contributi specifici per connessione internet o quota bollette. Su questo punto vale un dettaglio fiscale da non sottovalutare: l'Agenzia delle Entrate esclude dalla tassazione i rimborsi determinati sulla base di parametri oggettivi e documentabili, riferiti ai costi che il datore risparmia e che il lavoratore sostiene al suo posto (risposta a interpello 314/2021). Anche un importo forfettario giornaliero può rientrare nell’esenzione, purché ricostruibile con questo criterio: quando il parametro è arbitrario, come una percentuale generica dei consumi domestici, la somma resta imponibile (risposta 328/2021). Documentare il criterio di calcolo tutela quindi anche il dipendente sul piano fiscale.
Orari, reperibilità e diritto alla disconnessione
Il diritto alla disconnessione, introdotto proprio dalla Legge 81/2017, affida all'accordo individuale il compito di stabilire i tempi di riposo e le misure che garantiscono al lavoratore di disconnettersi dagli strumenti tecnologici fuori dall'orario concordato.
Nella pratica, questo significa indicare fasce orarie precise: se l'orario concordato è, per esempio, 9:00-18:00, dopo le 18:00 e nei weekend il lavoratore non è tenuto a rispondere a email, telefonate o messaggi di lavoro, salvo eccezioni specificamente concordate. Un accordo che si limita a citare genericamente il diritto alla disconnessione senza fissare fasce orarie concrete non garantisce davvero questa tutela, è un punto che vale la pena rendere esplicito e verificabile.
Le novità 2026: cosa aggiornare negli accordi già in essere
La Legge 34/2026 non ha alterato la struttura dell'accordo individuale prevista dall'art. 19 della L. 81/2017, ma ha reso più stringente il rispetto dell'informativa annuale sui rischi, introducendo una specifica responsabilità penale.
Il 2026 porta però una seconda novità, che riguarda l'accesso più che il contenuto: dal 1° gennaio la Legge 106/2025 riconosce un diritto di accesso prioritario al lavoro agile ai lavoratori con invalidità pari o superiore al 74% e a chi ha patologie oncologiche, croniche o invalidanti, al termine dell'eventuale congedo straordinario. Per chi gestisce più richieste sulla stessa mansione cambia l'ordine con cui vanno valutate, e conviene tenere traccia dei criteri applicati.
Chi ha accordi già sottoscritti prima di aprile 2026 dovrebbe verificare immediatamente tre aspetti.
Aggiornamento annuale. Verificare che l'informativa sui rischi non sia rimasta quella della prima firma, ma sia stata effettivamente rinnovata negli ultimi 12 mesi.
Tracciabilità della consegna. Assicurarsi che la ricezione da parte del lavoratore e dell'RLS sia dimostrabile con data certa e firma digitale, fondamentale per tutelarsi in sede di ispezione.
Coerenza con il DVR. Verificare che il Documento di Valutazione dei Rischi aziendale contenga la sezione specifica integrata sui rischi del lavoro agile (art. 28 D.Lgs. 81/2008).
Raccogliere accordi, informative sulla sicurezza e relative conferme di firma in un unico spazio digitale con scadenziario automatico riduce il rischio di scadenze non presidiate e permette di documentare la conformità in caso di controllo dell'Ispettorato.
Accordo smart working: domande frequenti
L'accordo va firmato prima o dopo l'inizio dello smart working?
Prima. L'accordo individuale deve essere sottoscritto prima che il lavoratore inizi effettivamente a svolgere l'attività da remoto: non è un adempimento da regolarizzare in un secondo momento.
Si può fare a tempo indeterminato?
Sì. In questo caso l'accordo deve specificare le condizioni di recesso: ciascuna delle parti può recedere con un preavviso non inferiore a 30 giorni, elevato a 90 giorni per i lavoratori con disabilità e salvo condizioni più favorevoli previste dal CCNL applicato. In presenza di un giustificato motivo il recesso può avvenire anche senza preavviso.
L'accordo va comunicato al Ministero del Lavoro?
Sì. Il datore di lavoro deve trasmettere i dati dell'accordo individuale tramite l'applicativo online sul portale del Ministero del Lavoro (accessibile con SPID o CIE) entro 5 giorni dall'inizio effettivo della prestazione da remoto (o dall'evento che ne modifichi le condizioni o ne determini la cessazione). Dal 1° settembre 2022 non è più necessario allegare il testo dell'accordo alla comunicazione, ma va comunque conservato per 5 anni ai fini di eventuali controlli ispettivi. L'omessa o tardiva comunicazione comporta una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.
Cosa succede se l'accordo non include le clausole obbligatorie?
Un accordo incompleto espone l'azienda a un doppio rischio: da un lato l'irregolarità formale in caso di controllo, dall'altro la difficoltà di dimostrare, per esempio in una contestazione sul diritto alla disconnessione o sul potere di controllo, che le condizioni di lavoro erano state effettivamente concordate. A questo si aggiunge l'informativa sui rischi collegata all'accordo, che dal 7 aprile 2026 è sanzionabile penalmente se mancante o non aggiornata.
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