Fluida è la piattaforma digitale che semplifica la relazione tra lavoratore e azienda.
Un dipendente in trasferta paga la cena con i contanti anticipati dall'azienda, allega lo scontrino alla nota spese e consegna tutto all'amministrazione. Fino al 31 dicembre 2024 la nota spese si liquidava così. Dal 1° gennaio 2025, chi la riceve deve verificare anche con quale mezzo la spesa è stata pagata.
Con l'entrata in vigore delle nuove disposizioni fiscali, quello stesso rimborso diventa per l'azienda un costo totalmente indeducibile e per il dipendente un reddito imponibile, tassato direttamente in busta paga. A determinare l’effetto è il mezzo di pagamento utilizzato, non la pertinenza della spesa né la regolarità del documento fiscale.
Cos'è l'obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta
L'obbligo introduce un principio chiaro: dimostrare che la spesa sia pertinente e avere la fattura non basta più. Per mantenere la deducibilità del costo aziendale e l'esenzione fiscale per il lavoratore, ogni pagamento deve lasciare una traccia informatica.
La misura è stata introdotta dalla Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025) dall’art. 1, commi 81-83 ed è in vigore dal 1 gennaio 2025. La norma agisce su due fronti. Per il dipendente, l'articolo 51, comma 5 del TUIR stabilisce quando il rimborso non fa reddito. Per l'azienda, il nuovo comma 3-bis dell'articolo 95 stabilisce quando il costo è deducibile. La condizione è la stessa in entrambi i casi: il pagamento deve essere tracciato.
A giugno 2025 la regola è stata ristretta. Con il D.L. 84/2025, convertito nella Legge 108/2025, l'obbligo vale solo per le spese sostenute in Italia. Le istruzioni operative sono nella Circolare 15/E del 22 dicembre 2025 dell'Agenzia delle Entrate.
Quali spese rientrano nell'obbligo e quali sono escluse
L'obbligo di tracciabilità riguarda i rimborsi analitici (a piè di lista) per tre specifiche categorie di spesa sostenute in trasferta sul territorio nazionale:
vitto (ristoranti, bar, tavola calda e mense);
alloggio (hotel, strutture ricettive), compresa l’imposta di soggiorno, che la Circolare 15/E considera strettamente connessa alle spese di alloggio;
trasporto tramite autoservizi pubblici non di linea (taxi, NCC, inclusi i servizi prenotati via app).
L'obbligo vale anche per le trasferte all'interno del comune in cui si trova la sede di lavoro: in quel caso restano escluse da imposizione le sole spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate e, se si tratta di taxi o NCC, il pagamento deve essere tracciato.
Restano invece fuori dall'obbligo, e possono essere pagate anche in contanti, le seguenti voci.
Mezzi di trasporto pubblico di linea: autobus, tram, metropolitana, treno, aereo e nave. Per queste spese, il titolo di viaggio (anche se acquistato in contanti) garantisce la deducibilità e la non imponibilità. L’Agenzia delle Entrate lo ha confermato nella Circolare 15/E/2025 dell'Agenzia delle Entrate.
Indennità forfettarie di trasferta (diaria): l'obbligo riguarda esclusivamente i rimborsi analitici a piè di lista delle spese sostenute e non le indennità corrisposte a forfait.
Trasferte all'estero: dal D.L. 84/2025 l'obbligo riguarda le sole spese sostenute nel territorio dello Stato. Per le spese sostenute fuori dall'Italia, il rimborso mantiene l'esenzione fiscale anche se saldato in contanti, purché sia documentato secondo il regime adottato (analitico, forfettario o misto).
Altre spese entro la franchigia giornaliera: le spese diverse da vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC, sostenute durante trasferte fuori dal comune, restano escluse dall'obbligo fino a 15,49 euro al giorno, elevati a 25,82 euro per le trasferte all'estero.
I metodi di pagamento ammessi: carta, bancomat e app aziendali
I rimborsi e i costi sono deducibili solo se pagati con metodi tracciabili, tra cui:
bonifico bancario o postale;
carte di credito, di debito o prepagate (sia aziendali sia personali del dipendente);
assegni bancari o circolari;
app di pagamento riconosciute e circuito PagoPA.
Se il lavoratore utilizza la propria carta personale, alla nota spese non basta allegare la sola ricevuta fiscale o fattura: serve anche la prova della transazione. dimostrare la tracciabilità dell'operazione, deve allegare anche la ricevuta del POS o la schermata dell’home banking. La Circolare 15/E indica la ricevuta della carta di debito o di credito, la copia del bollettino postale, il MAV, la copia dei pagamenti con PagoPA e l'estratto conto che confermi l’addebito. . Quest'ultimo è però una prova residuale, utilizzabile solo quando non se ne hanno altre. Quando la prova è l'estratto conto personale del dipendente, l'Agenzia precisa che al datore di lavoro vanno fornite le sole informazioni necessarie alla liquidazione della trasferta, oscurando ogni altro dato non pertinente.
Le conseguenze fiscali per chi non rispetta la tracciabilità
Il pagamento in contanti di una spesa soggetta all'obbligo comporta un doppio danno economico. Per l’azienda il costo rimborsato diventa completamente indeducibile dal reddito d'impresa, indipendentemente dalla regolarità della fattura. Per il dipendente la somma percepita perde il requisito di esenzione e diventa reddito imponibile, soggetto a ritenute IRPEF e contributi in busta paga. L’effetto è automatico: si produce già in sede di dichiarazione, senza bisogno di un accertamento.
Le sanzioni per l'azienda e per il dipendente
La perdita delle agevolazioni fiscali non costituisce una sanzione amministrativa diretta (come le sanzioni dell'Ispettorato del Lavoro). Si tratta di una conseguenza fiscale automatica applicabile al momento della dichiarazione dei redditi.
Se l'azienda deduce costi non tracciati o eroga rimborsi esenti privi di tracciabilità, in fase di accertamento, l'Agenzia delle Entrate procederà al recupero delle imposte non versate e all’applicazione delle sanzioni previste per la dichiarazione infedele: il 70% della maggiore imposta dovuta, con un minimo di 150 euro (art. 1, comma 2 del D.Lgs. 471/1997, nella misura fissata dal D.Lgs. 87/2024 per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024).
Per l'azienda si apre un secondo fronte come sostituto d'imposta: sul rimborso non tracciato e non tassato la ritenuta andava operata, quindi occorrono una Certificazione Unica rettificativa e la correzione del modello 770, valutando il ravvedimento operoso.
Su questo consigliamo di verificare l'entità esatta delle sanzioni applicabili al proprio caso specifico con il commercialista o con il consulente fiscale di riferimento.
Come adeguare il processo di gestione delle note spese
Continuare a gestire i rimborsi con fogli di calcolo, ricevute cartacee e messaggi sparsi rende l'errore umano e la perdita di documenti quasi inevitabili. Con le nuove regole fiscali, una sola svista sull'estratto conto o uno scontrino non tracciato comportano la perdita della deducibilità per l'azienda e la tassazione del rimborso direttamente in busta paga per il dipendente.
Il primo intervento riguarda il 2025 già chiuso: vanno isolate le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute in Italia prive della prova del pagamento tracciato e riprese in aumento in dichiarazione. Dal 2026 la nota spese deve indicare il mezzo di pagamento utilizzato e allegarne la prova.
Per mettere a norma i processi aziendali ed eliminare ogni rischio fiscale è necessario agire su due fronti.
Aggiornare la policy aziendale: vietare l'uso del contante e gli anticipi di cassa per le categorie soggette all'obbligo (vitto, alloggio e taxi/NCC), illustrando chiaramente al personale le motivazioni fiscali.
Digitalizzare il processo con un software dedicato come Fluida: automatizzare la raccolta e la verifica dei giustificativi per garantire il pieno rispetto delle norme.
Grazie alle funzionalità Nota Spese di Fluida, il passaggio alla gestione digitale permette diversi vantaggi.
Eliminare gli errori di compilazione: grazie alla tecnologia Divinator™ di Fluida, il lavoratore in trasferta scatta una foto allo scontrino (o carica un PDF) e il sistema estrae in automatico i dati principali come la data, la ragione sociale del fornitore e l’importo totale della spesa.
Controllare le spese in modo ordinato e chiaro: oltre 12 categorie predefinite identificate da codici colore (tra cui Vitto e Alloggio, Trasporti, Automobile) semplificano la classificazione. Con l’estensione Nota spese avanzata è inoltre possibile impostare e verificare il rispetto dei massimali aziendali e gestire le spese nelle principali valute estere, con il calcolo automatico della conversione in Euro.
Avere immediatezza nella gestione contabile: con la funzionalità di Fluida generi in automatico PDF riepilogativi ed esporti i dati in Excel o tramite API per la diretta integrazione con i software di contabilità aziendali.
Tracciabilità spese trasferta: domande frequenti
Il pagamento in contanti è ancora ammesso in qualche caso?
Sì, il pagamento in contanti resta ammesso per i mezzi di trasporto pubblico di linea (bus, tram, metro, treni, aerei, navi) per le indennità chilometriche e per le spese sostenute durante trasferte all'estero, e nei casi di adozione del regime di indennità forfettaria (diaria).
Cosa succede alle spese pagate in contanti prima del 2025?
Le spese sostenute entro il 31 dicembre 2024 restano disciplinate dalle regole precedenti. La nuova disciplina si applica solo dal 1° gennaio 2025 e non ha effetto retroattivo. La Circolare 15/E ha chiarito che la condizione di tracciabilità non è richiesta nemmeno per i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025 a fronte di spese sostenute nel periodo d'imposta precedente.
Il rimborso a piè di lista è ancora valido?
Sì, il rimborso analitico a piè di lista rimane operativo. La novità riguarda la condizione del pagamento tracciabile, indispensabile per mantenere la non imponibilità e la deducibilità su vitto, alloggio e trasporti non di linea.
Come conservare la documentazione in modo conforme?
È necessario conservare, fino ai termini previsti per l’accertamento fiscale, sia il documento fiscale (fattura o ricevuta) sia la prova del pagamento tracciato (ricevuta della carta, contabile del bonifico, bollettino postale o estratto conto). Va conservata anche la nota spese autorizzata.
Per l’azienda il cambiamento è prima organizzativo che normativo: la regola fiscale è chiara, quello che cambia è il modo in cui la nota spese viene compilata, verificata e archiviata. Una gestione digitale dei giustificativi riduce il margine di errore su cui oggi si gioca la deducibilità del costo.
