Rientro dalle ferie: cosa deve verificare l’HR

A settembre i responsabili del personale si ritrovano spesso a rimettere ordine in attività rimaste in sospeso durante l’estate, come per esempio un cambio turno da coprire o una visita medica di un dipendente da riprogrammare. Nel frattempo, le persone rientrano in giorni diversi e le informazioni si accumulano tra email, chat, fogli Excel e calendari.

Per ripartire senza rincorrere le emergenze, serve un quadro aggiornato di presenze, ferie, turni e scadenze. Ecco i punti da verificare, uno per uno.

Perché settembre è il mese più critico per chi gestisce HR

Durante l'estate anche l'ufficio delle risorse umane lavora spesso con personale ridotto, a valle di una chiusura estiva o di un periodo di ferie collettive, mentre continuano ad arrivare richieste di ferie, permessi e cambi turno. Una richiesta resta in attesa, un'approvazione slitta, una modifica al calendario viene comunicata in chat e non aggiornata nel foglio presenze.

C'è chi rientra il 25 agosto e chi il 15 settembre. Qualcuno ha ancora ferie da utilizzare, qualcun altro ha già esaurito il residuo; una richiesta di banca ore è stata approvata, un'altra è ancora in attesa. Il calendario di settembre, quindi, cambia di continuo mentre le persone rientrano.

Aggiornare la situazione significa passare da un foglio Excel all'e-mail, dalle e-mail alle chat e poi di nuovo al calendario turni. Basta una modifica non riportata per perdere il quadro completo, e più persone sono coinvolte, più il disordine si moltiplica.

Verifica dei residui ferie: quanti giorni spettano alla persona dipendente

Al rientro, la prima verifica riguarda il saldo ferie: quante ne ha maturate ciascun dipendente, quante ne ha già godute e chi ha ancora un residuo consistente da pianificare.

L'art. 10 del D.Lgs. 66/2003 fissa un minimo di quattro settimane all'anno, di cui almeno due da godere nell'anno di maturazione e le restanti due entro i 18 mesi successivi, senza possibilità di sostituirle con un'indennità finché il rapporto è in corso, secondo precisi criteri di maturazione e scadenza.

Il saldo, però, non è un numero fisso. Cambia a ogni richiesta approvata, a ogni variazione contrattuale e man mano che i ratei maturano nel corso dell'anno. Se i dati stanno in fogli di calcolo, email e chat, ricostruirlo persona per persona richiede tempo ed è facile sbagliare.

Un software di gestione presenze come Fluida, una volta attivata la funzione gestione ratei e residui, mostra i residui di ferie, ROL ed ex festività direttamente in app, consentendo ai responsabili delle risorse umane di consultare dati aggiornati ed evitare la ricostruzione manuale.  

Banca ore: verifica delle ore extra accumulate 

La banca ore segue una logica diversa dalle ferie. Riguarda le ore di lavoro extra che, invece di essere pagate a fine mese, vengono accantonate e recuperate o liquidate in un secondo momento. Periodo di maturazione, modalità di utilizzo ed eventuale liquidazione dipendono dal CCNL e dagli accordi aziendali.

Fluida gestisce la Banca ore con un'estensione di Gestione presenze. Quando  una persona lavora più ore del previsto o si assenta senza giustificativo, Fluida lo segnala in automatico con un’anomalia. A questo punto il responsabile o il titolare lo registra in Banca ore e il saldo si aggiorna da solo, senza calcoli a parte. Il lavoratore consulta il saldo nell'app, con il dettaglio delle ore accumulate e utilizzate.

Chi gestisce il personale ha un report completo, utile per monitorare la situazione dei dipendenti e semplificare la gestione delle compensazioni. 

Ripristino dei turni e delle coperture operative

Per chi lavora a turni, settembre significa rimettere mano alla copertura giorno per giorno. Un turno modificato ad agosto per coprire un'assenza può non essere più adatto quando il personale rientra. E se i rientri sono distribuiti su più settimane, anche un solo cambio non aggiornato può lasciare una giornata scoperta.

Nelle prime settimane può essere più efficace ripartire dal calendario di settembre, invece di correggere uno a uno i turni estivi. Prima di confermare il piano, conviene verificare le richieste arrivate durante la pausa: un cambio concordato al telefono o in chat deve risultare anche nel calendario ufficiale, altrimenti il rischio è che due persone abbiano informazioni diverse sullo stesso turno. 

Nelle aziende con più sedi la verifica diventa ancora più importante. Se in un punto vendita rientrano tre persone mentre in un altro ne mancano ancora due, il responsabile deve poterlo vedere prima di spostare qualcuno o approvare un cambio turno. Con Fluida, turni e disponibilità stanno nello stesso calendario condiviso: chi gestisce più sedi vede in un colpo d'occhio dove c'è una copertura piena e dove manca ancora una persona, senza telefonate tra un punto vendita e l'altro.

Le scadenze di settembre da non perdere: formazione, visite mediche e adempimenti

Prima di considerare chiuso il lavoro di rientro estivo, occorre verificare l'allineamento con le scadenze normative fondamentali legate alla tutela e alla gestione del personale:

Formazione sulla sicurezza: ai sensi dell'art. 37 del D.Lgs. 81/2008 la formazione dei lavoratori e i relativi aggiornamenti periodici sono un obbligo inderogabile. Il riferimento oggi è l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 (Rep. atti n. 59/CSR), che ha sostituito i precedenti accordi del 2011 e del 2012 e il cui periodo transitorio di dodici mesi si è ormai chiuso: i percorsi avviati adesso seguono solo le nuove regole. Il rientro di settembre è il momento giusto per verificare le scadenze della formazione sulla sicurezza e costruire una matrice per ciascuna persona: formazione da avviare, in corso o aggiornamento già programmato.

Visite mediche periodiche: la sorveglianza sanitaria, disciplinata dall'art. 41 del D.Lgs. 81/2008, richiede il rispetto della cadenza dei controlli di idoneità alla mansione fissati dal Medico Competente. Occorre verificare gli appuntamenti previsti nei mesi estivi per accertare quali visite siano state effettuate, quali vadano riprogrammate e quali siano in scadenza imminente.

Adempimenti amministrativi: è necessario completare le pratiche aperte prima della chiusura per la pausa estiva, tra cui le comunicazioni obbligatorie di assunzione o le informative sulle condizioni di lavoro stabilite dal Decreto Trasparenza (D.Lgs. 104/2022), verificando con il consulente del lavoro la documentazione completata e le azioni ancora necessarie.

Come comunicare il rientro al personale in modo ordinato

Gestire il rientro estivo significa anche riallineare l'intera organizzazione: turni modificati, nuove procedure o scadenze imminenti sono informazioni critiche per chi è stato lontano dall'azienda per settimane.

Inviare un'unica email a tutti a fine agosto si rivela spesso inefficace:

• Per chi rientra subito, le informazioni rischiano di arrivare troppo tardi; 

• Per chi rientra dopo settimane, le notizie arrivano con troppo anticipo e rischiano di perdersi (o di diventare obsolete prima del loro ritorno).

  
  

La soluzione più semplice è segmentare: un messaggio per chi rientra a fine agosto, uno per chi torna a metà settembre, uno per i responsabili di sede che devono confermare i turni. Con le comunicazioni di Fluida il messaggio si può programmare, indirizzare a un singolo team o a una sede specifica e verificare attraverso le conferme di lettura: l'ufficio delle risorse umane sa chi ha ricevuto cosa, senza inseguire riscontri via e-mail.

Gli errori più comuni nel rientro dalle ferie e come evitarli

La tentazione di smaltire velocemente l'arretrato può portare a gestire le urgenze a scapito della pianificazione. Ecco i 4 errori più frequenti da evitare per impostare un rientro ordinato:

Approvare le richieste di settembre nell'ordine in cui arrivano. Una richiesta arrivata per prima non è necessariamente quella da approvare per prima. Se in quella settimana sono già assenti altre tre persone, il cambio rischia di lasciare scoperta una giornata: conviene verificare il calendario complessivo delle assenze prima di confermare, meglio ancora se il processo di approvazione è già definito in anticipo.

Rimandare la verifica dei residui ferie a dicembre. A settembre c’è ancora margine per distribuire le ferie residue nei mesi successivi. A dicembre, invece, si sommano le richieste per le festività, le esigenze di chiusura e la pianificazione del nuovo anno: verificare i residui adesso permette di intervenire prima che le richieste si concentrino tutte nello stesso periodo.

Aspettare ottobre per controllare formazione e visite mediche. Se una scadenza è caduta durante l'estate, ogni settimana di ritardo riduce il tempo disponibile per recuperarla. Vale la pena riaprire subito lo scadenzario, individuare ciò che è scaduto o sta per scadere e assegnare le prossime attività.

Comunicare il rientro con un solo messaggio generico. Un'unica comunicazione rischia di contenere troppe informazioni per chi rientra più tardi e troppo poche per chi deve ripartire subito. Meglio organizzarle per data di rientro e per gruppo, tenendo solo ciò che serve davvero a ciascuno.

Rientro dalle ferie: domande frequenti

Entro quando il dipendente deve comunicare di non rientrare dalle ferie?

Non esiste un termine fisso stabilito direttamente dalla legge: la tempistica è normalmente disciplinata dal regolamento aziendale o dal CCNL applicato. In assenza di una regola scritta, trovano applicazione i generali principi di correttezza e buona fede nell'esecuzione del contratto di lavoro (artt. 1175 e 1375 del Codice Civile), che impongono al lavoratore di avvisare il datore di lavoro con un anticipo ragionevole. Formalizzare per iscritto un termine minimo (per esempio 24 o 48 ore prima del rientro previsto) all'interno del regolamento interno evita contestazioni su cosa s'intenda per “anticipo ragionevole”.

Le ferie residue non godute in estate vanno pianificate obbligatoriamente?

Sì. L'art. 2109 del Codice Civile attribuisce al datore di lavoro il potere di fissare il periodo di fruizione delle ferie, contemperando le esigenze dell'impresa con le necessità del lavoratore. A questo si aggiunge l'art. 10 del D.Lgs. 66/2003, che vincola i termini di fruizione (almeno due settimane nell'anno di maturazione e le restanti due entro i 18 mesi successivi) e vieta di sostituirle con un’indennità finché il rapporto è in corso. Per questo non conviene attendere la segnalazione del singolo dipendente: il responsabile delle risorse umane deve verificare i saldi complessivi e pianificare tempestivamente la fruizione dei residui.

Chi copre le scadenze amministrative durante la chiusura estiva?

Le scadenze amministrative e giuslavoristiche non subiscono una sospensione feriale: gli adempimenti di legge, come le comunicazioni obbligatorie di assunzione (UNILAV) o gli obblighi informativi sul rapporto di lavoro previsti dal Decreto Trasparenza (D.Lgs. 104/2022), mantengono i propri termini inderogabili anche quando l'ufficio delle risorse umane è chiuso o lavora a regime ridotto. Prima della chiusura estiva è importante assegnare le attività a chi resta operativo e definire con chiarezza le pratiche in carico al consulente del lavoro. Al rientro, la verifica sarà immediata: per ogni adempimento si potrà riscontrare chi se ne è occupato e quali azioni rimangano da completare.

Come si gestisce un dipendente che rientra in ritardo dalle ferie?

Prima di qualificare il ritardo come assenza ingiustificata, occorre ricostruire i fatti: verificare se il dipendente ha inviato una comunicazione tempestiva, quale motivazione ha fornito e se esiste documentazione a supporto, per esempio la cancellazione di un volo o un altro impedimento non dipendente dalla sua volontà. Qualora il mancato rientro non sia giustificato da impedimenti oggettivi, l'azienda, prima di adottare qualsiasi provvedimento, deve obbligatoriamente avviare la procedura di contestazione addebiti secondo le tutele dell'art. 7 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) e le regole del CCNL applicato.