INFORMATION sur le traitement des données personnelles
Articles 12 et suiv. du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)
PRÉAMBULE
Dans le respect de ce qui est prévu par le Règlement UE 2016/679 (ci-après RGPD), nous fournissons ci-après les informations relatives au traitement des données personnelles fournies par la personne concernée, en relation avec les rapports avec le responsable du traitement.
Le responsable du traitement a développé une plateforme logicielle dédiée à l’offre de services en ligne de gestion du personnel de l’entreprise (la « Plateforme »). Grâce à la Plateforme, les Clients ont la possibilité de gérer les absences du personnel, d’en relever la présence également à distance et de gérer l’activité de leurs collaborateurs externes.
Le Client pourra utiliser la Plateforme uniquement à la suite de l’enregistrement préalable et de la création, par son représentant, d’un compte. Après cette première étape, le représentant désigné par le Client procédera à la création d’un Profil d’Entreprise. Ensuite, le personnel du Client recevra une invitation à s’enregistrer sur la Plateforme afin de créer son propre compte lié au Profil d’Entreprise.
La présente information est fournie conformément à l’art. 13 du RGPD.
1. IDENTITÉ ET COORDONNÉES
Fluida agira en tant que responsable du traitement pour la gestion des données relatives à l’enregistrement sur la Plateforme. S’agissant de l’account lié au Profil d’Entreprise, Fluida agira en tant que sous-traitant pour la gestion des données dudit compte.
Fluida Europe Srl peut être contactée aux coordonnées suivantes : via Carlo Imbonati 18, 20159 Milano (MI) - email : info@fluida.io.
2. COORDONNÉES DU DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES (DPO)
Le délégué à la protection des données est ZHolding Spa, en la personne de M. Mario Brocca, tél. 0371/5943191, email : dpo@zucchetti.it; PEC : dpogruppozucchetti@gruppozucchetti.it
3. FINALITÉS DU TRAITEMENT, BASE JURIDIQUE ET PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES
a) Enregistrement d’un compte d’accès à la Plateforme
Nécessaire à la création d’un Profil d’Entreprise et à l’interaction avec la Plateforme.
Catégorie de données traitées : Données d’état civil, données de contact (email, adresse, téléphone) du représentant du Client.
Base juridique : Exécution d’un contrat auquel le Client est partie ou mesures précontractuelles adoptées à sa demande ; respect d’obligations légales. art. 6, al. 1, let. b) et c) RGPD.
Période de conservation : Pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités et, en tout état de cause, pendant 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle avec le Client.
b) Marketing direct
Envoi de newsletters, de communications commerciales et/ou de matériel publicitaire sur les produits et services offerts par Fluida, pour la mesure du degré de satisfaction sur la qualité des services et pour des analyses statistiques sur des données agrégées.
Catégorie de données traitées : Données d’état civil, données de contact (email, adresse, téléphone) du représentant du Client.
Base juridique : Consentement (demandé dans le contrat ou par une demande spécifique) ; (facultatif et révocable à tout moment). Art. 6, al. 1, let. a) RGPD.
Période de conservation : Pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités et, en tout état de cause, pendant 24 mois à compter de la date de collecte de la donnée.
c) Mesure du degré de satisfaction sur la qualité des services et analyses statistiques
Catégorie de données traitées : Données d’état civil, données de contact (email, adresse, téléphone) du représentant du Client.
Base juridique : Intérêt légitime.
Période de conservation : Pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités et, en tout état de cause, pendant 24 mois à compter de la date de collecte de la donnée.
d) Support pour demandes d’informations
Reçues via le remplissage des formulaires présents sur le site. Les données personnelles que vous fournissez seront traitées exclusivement afin de donner suite à votre demande de service, ou pour la réception, via le canal de messagerie WhatsApp Business et/ou des communications téléphoniques.
Catégorie de données traitées : Données fournies volontairement par l’utilisateur.
Base juridique : Consentement explicite.
Période de conservation : Jusqu’au retrait du consentement pour cette finalité et/ou à l’expiration de cinq ans à compter de l’expression du consentement.
4. OBLIGATOIRETÉ DE LA COMMUNICATION DES DONNÉES
La personne concernée doit fournir au responsable du traitement les données nécessaires à l’exécution de la relation contractuelle, ainsi que les données nécessaires au respect des obligations prévues par les lois, règlements, normes communautaires, ou par des dispositions d’Autorités habilitées par la loi et par des organes de surveillance et de contrôle.
Les données non essentielles à l’exécution de la relation contractuelle sont qualifiées et considérées comme complémentaires et leur communication par la personne concernée, si elle est demandée, est facultative et conditionnée au consentement. Le consentement donné pourra être retiré à tout moment par la personne concernée en écrivant un email à l’adresse : info@fluida.io. Ce retrait ne portera en aucun cas atteinte à la licéité du traitement fondé sur les consentements donnés avant le retrait.
5. MODALITÉS DU TRAITEMENT
Les données personnelles seront enregistrées, traitées et conservées dans les archives du responsable du traitement, sur support papier et électronique, dans le respect des mesures techniques et organisationnelles appropriées visées à l’art. 32 du RGPD. Le traitement des données personnelles de la personne concernée peut consister en toute opération ou ensemble d’opérations parmi celles indiquées à l’art. 4, paragraphe 1, point 2 du RGPD.
Le traitement des données personnelles aura lieu au moyen d’outils et de procédures propres à en garantir la sécurité et la confidentialité et pourra être effectué, directement et/ou par l’intermédiaire de tiers délégués, tant manuellement au moyen de supports papier qu’au moyen d’outils informatiques ou électroniques. Les données, aux fins de la bonne gestion de la relation et de l’exécution des obligations légales, pourront être insérées dans la documentation interne du responsable du traitement et, si nécessaire, également dans les écritures et registres obligatoires en vertu de la loi.
Les données personnelles de la personne concernée pourront être traitées par les employés des fonctions de l’entreprise du responsable du traitement chargées de la poursuite des finalités indiquées ci-dessus. Ces employés ont été expressément autorisés au traitement et ont reçu des instructions opérationnelles appropriées au sens et pour les effets de l’art. 29 du RGPD.
6. CATÉGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES
Les données personnelles de la personne concernée peuvent être communiquées et traitées par des sujets externes opérant en qualité de responsables autonomes au sens des art. 4 et 24 du RGPD, tels que, à titre d’exemple, les autorités et les organes de surveillance et de contrôle et, plus généralement, les sujets, publics ou privés, habilités à demander les données et/ou des sujets opérant en qualité de sous-traitants au sens de l’art. 28 du RGPD), tels que, à titre d’exemple, des sociétés de conseil et/ou des cabinets professionnels et/ou des professionnels, par exemple juridiques, fiscaux et des compagnies d’assurance.
En particulier, les données de la personne concernée pourront être communiquées à des sociétés établies au sein de l’Union européenne qui accomplissent, pour le compte du responsable du traitement, en qualité de sous-traitants, des tâches de nature technique et organisationnelle telles que la gestion des services liés à la Plateforme, les services d’hébergement (y compris dans le cloud), la gestion et la maintenance technique du site et de l’application, les services d’envoi de newsletters, les services professionnels.
La liste de ces sociétés est constamment mise à jour et est disponible sur demande en envoyant une communication au responsable du traitement à l’adresse email info@fluida.io.
7. TRANSFERT DES DONNÉES VERS DES PAYS HORS UE
Les données fournies par la personne concernée seront traitées uniquement dans des pays situés à l’intérieur de l’Union européenne. Si les données personnelles de la personne concernée sont traitées dans un État n’appartenant pas à l’UE, les droits conférés à cette dernière par la réglementation communautaire seront garantis et la personne concernée en sera informée sans délai.
8. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE
Conformément aux art. 15 et suiv. du RGPD, la personne concernée pourra exercer les droits suivants :
accès : confirmation ou non qu’un traitement des données personnelles de la personne concernée est en cours et droit d’accès à celles-ci ; il n’est pas possible de répondre à des demandes manifestement infondées, excessives ou répétitives ;
rectification : corriger/obtenir la correction des données personnelles si elles sont erronées ou obsolètes et les compléter si elles sont incomplètes;
effacement/oubli : obtenir, dans certains cas, l’effacement des données personnelles fournies ; il ne s’agit pas d’un droit absolu, car le responsable du traitement pourrait avoir des motifs légitimes ou légaux pour les conserver ;
limitation : les données seront archivées, mais ne pourront être ni traitées ni élaborées davantage, dans les cas prévus par la réglementation ;
portabilité : déplacer, copier ou transférer les données des bases de données du responsable du traitement à des tiers. Cela ne vaut que pour les données fournies par la personne concernée pour l’exécution d’un contrat ou pour lesquelles un consentement explicite a été donné, et lorsque le traitement est effectué par des moyens automatisés ;
opposition au marketing direct;
retrait du consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement.
Conformément à l’art. 2-undicies du décret législatif 196/2003, l’exercice des droits de la personne concernée peut être retardé, limité ou exclu, au moyen d’une communication motivée et effectuée sans délai, à moins que la communication puisse compromettre la finalité de la limitation, pour le temps et dans la mesure où cela constitue une mesure nécessaire et proportionnée, compte tenu des droits fondamentaux et des intérêts légitimes de la personne concernée, afin de sauvegarder les intérêts visés au paragraphe 1, lettres a) (intérêts protégés en matière de blanchiment), e) (à l’exécution des enquêtes de défense ou à l’exercice d’un droit devant une juridiction) et f) (à la confidentialité de l’identité du salarié signalant des manquements dont il a eu connaissance en raison de ses fonctions). Dans ces cas, les droits de la personne concernée peuvent également être exercés auprès de l’autorité de contrôle selon les modalités visées à l’article 160 du même décret. Dans ce cas, l’autorité de contrôle informera la personne concernée avoir effectué toutes les vérifications nécessaires ou avoir procédé à un réexamen, ainsi que de la faculté pour la personne concernée d’introduire un recours juridictionnel.
Il est également précisé que - avant de donner suite aux demandes – le responsable du traitement pourra procéder à une vérification de l’identité de la personne concernée afin d’évaluer la légitimité de la demande reçue.
Pour exercer ces droits, la personne concernée pourra s’adresser au responsable du traitement à l’adresse info@fluida.io ou en envoyant un courrier à Fluida Europe srl, Via Carlo Imbonati 18 - 20159 Milano.
Le responsable du traitement répondra dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande formelle envoyée par la personne concernée.
Nous rappelons qu’en cas de violation des données personnelles de la personne concernée, cette dernière pourra déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente : « Garante per la protezione dei dati personali ».