La prima impressione conta: fare un buon Onboarding per avviare una relazione positiva tra il neoassunto e l’azienda

È ben organizzata l’azienda? Quanto viene curata la qualità nei dettagli?

Il primo giorno il neo assunto tornerà a casa con la sua prima impressione sul nuovo luogo di lavoro.
Queste prime sensazioni sono in grado di condizionare significativamente il rapporto tra lavoratore e azienda.

L’ employee onboarding è il punto di partenza di ogni nuova relazione professionale e uno degli aspetti più sottovalutati nella costruzione della Employee Experience.
Lo scopo di un onboarding efficace, infatti, è quello di accogliere a braccia aperte i nuovi componenti del team, nonché renderli consapevoli di ciò che li attende.

D’altra parte, però, anche da parte dei dipendenti si manifesta il desiderio di trasmettere una buona prima impressione e per questo, spesso, evitano di porre quelle domande che potrebbero chiarire i loro dubbi.

Diversi studi (tra cui quelli di Work Institute) dimostrano che circa 1 dipendente su 3 decide di lasciare l’azienda entro i primi sei mesi, a causa del senso di smarrimento e aspettative poco chiare, legate a scarse comunicazioni interne e all’assenza di un processo di inserimento pianificato.

Ecco alcune idee che possono aiutare i manager a stabilire un onboarding workflow di successo:

Giocare d’anticipo

Una relazione professionale duratura inizia ancor prima dell’inizio del contratto.  Occuparsi in anticipo di tutta la burocrazia aiuta a non perdere tempo prezioso durante la prima settimana di lavoro. Tutte queste procedure possono richiedere anche diversi giorni per essere completate. Per di più, mantenere i contatti con il nuovo collega vi permetterà di tenerlo aggiornato su cosa dovrà aspettarsi nel suo iniziale periodo lavorativo.

Prima del suo inizio, preparate una mail di benvenuto che contenga una presentazione aziendale con tutti i dettagli essenziali: storia dell’azienda, vision, mission, regolamento interno (con indicazioni su dress code, orari e giorni lavorativi) e, molto utile, l’organigramma (almeno relativo alle aree con cui dovrà interagire il collaboratore).

Anche eventuali manuali di cui dispone l’azienda dovrebbero essere inviati per tempo, così da fornire abbastanza tempo al dipendente per leggerli prima del suo arrivo.

Il “benvenuto” parte dalla scrivania

Preparare un ambiente di lavoro ordinato e completo degli strumenti necessari è davvero fondamentale. Una scrivania pronta all’uso, permette al nuovo collega di iniziare a lavorare molto più velocemente e fa capire che l’azienda ha intenzione di porlo nelle migliori condizioni per poter esprimere il proprio valore.

Gli strumenti di lavoro (es. computer, smartphone, auto, attrezzatura) dovranno essere subito pronti per essere utilizzati dal nuovo arrivato.

Un piccolo box di benvenuto con dei gadget personalizzati con il logo aziendale, ci riferiamo a quaderni, penne, tazze e altri accessori utili. Sarà un gesto apprezzato e servirà a far sentire il neo assunto già parte dell’azienda.

Meno documenti e più dialogo

Una montagna di documenti amministrativi non è esattamente ciò che ognuno di noi si augurerebbe il primo giorno di lavoro.
È bene, invece, cercare di dare priorità alla conoscenza del team ed eventualmente assegnare un compagno di lavoro, o un mentore, così che abbia sempre un punto di riferimento.

Organizzate almeno 30 minuti di confronto a inizio e fine giornata per comunicare ciò che vi aspettate e rispondere alle sue domande.
Assicuratevi che possa pranzare con la persona che dovrà essere il suo riferimento principale e possibilmente coinvolgete altre persone del suo team per iniziare a conoscersi e velocizzare il processo di inclusione.

Un’integrazione semplice e indolore

Il periodo immediatamente successivo all’assunzione è di certo uno dei più complessi in ogni tipo di carriera. Un obiettivo da tenere presente è quello di rendere l’onboarding il più semplice e interessante possibile. Questo servirà a motivare il nuovo membro del team e a stimolarlo ad applicarsi quanto prima.

Vi suggeriamo una soluzione che può semplificare il processo e aiutarvi a risparmiare tempo: stabilite una rete facilmente accessibile dai collaboratori che contenga programmi, file e tutto il materiale che possa risultare utile al workflow dei dipendenti. Potete anche aggiungere un documento che riassuma le domande più frequenti e i software più utilizzati.

Annuncio via social

Sono molte le aziende che decidono di annunciare le nuove aggiunte al team attraverso un post sui social. Potete utilizzare una foto, anche scherzosa (a seconda del tone of voice aziendale), unita a un copy che racconti il ruolo che andrà a ricoprire e una piccola biografia.

Con Fluida, ad esempio, è possibile mandare le comunicazione aziendali direttamente in app sui dispositivi dei dipendenti, aggiornando tutte le sedi e tutti i team.

Cultura e obiettivi aziendali

Quali sono i valori e la missione aziendale? Quali sono le regole da rispettare?
Un’azienda è un’organizzazione che opera in forma congiunta verso un obiettivo comune.
Non è affatto detto che i comportamenti che voi ritenete scontati, lo siano effettivamente anche per il nuovo arrivato. Non è infatti piacevole dover scoprire da soli e poco per volta le regole non scritte.

Adattarsi alla cultura aziendale potrebbe richiedere tempo, ma è possibile agevolare il processo, trasmettendo queste informazioni fin dal principio.
Più i componenti del team saranno mentalmente allineati al WHY aziendale e maggiore sarà la forza con cui si remerà insieme verso gli obiettivi comuni.

“Un viaggio di mille miglia comincia sempre con un primo passo” (Lao-Tzu)