Rendicontazione delle attività: come gestirla al meglio

La rendicontazione delle attività serve a tracciare progetti e ore impiegate per svolgerli. Fogli di calcolo o app? Ecco cosa usare per gestirla.

In questo articolo capirai come facilitare la rendicontazione delle attività aziendali, esaminando strumenti necessari: fogli di calcolo tradizionali o innovative app timesheet, come Fluida HR Suite.

Cosa significa rendicontazione delle attività?

La rendicontazione delle attività è un’operazione che analizza tutti gli incarichi aziendali e le ore dedicate a realizzarli. E’ fondamentale per ottimizzare il tempo lavorativo e il profitto delle commesse. 

Gli strumenti utilizzati per la rendicontazione sono, generalmente, i fogli di calcolo. Tuttavia, negli ultimi anni, l’innovazione tecnologica ha guidato la creazione di app timesheet, per semplificare la gestione del tempo e di tutti gli aspetti che ruotano intorno al lavoro aziendale.

Passare in rassegna caratteristiche e differenze tra fogli di calcolo e applicazioni, valutando, inoltre, i loro pro e contro, è quindi utile per capire come agevolare il processo di rendicontazione. 

L’analisi ti permetterà di adottare il sistema più adeguato a gestire l’operazione nella tua impresa.

Fogli di calcolo per la rendicontazione: caratteristiche, pro e contro

I fogli di calcolo, come quelli proposti da Microsoft Excel, Google, o LibreOffice Calc, sono uno strumento familiare e versatile. Sono infatti estremamente utilizzati negli uffici odierni, e sono relativamente facili da utilizzare. Passiamo all’esame dei pro e dei contro.

Tra i loro vantaggi ritroviamo:

• Trasparenza

Le formule utilizzate per i calcoli sono visibili e disponibili da tutti i lavoratori, rendendo l’operazione più semplice. Questo genera un rapporto manager e dipendenti basato sulla trasparenza e la fiducia.  

• Possibilità di essere stampati

La stampa permette di maneggiare e visualizzare le schede di rendicontazione in modo chiaro. 

Tra i loro svantaggi ritroviamo:

• Inserimento manuale

Inserire le ore manualmente può essere una sfida, perché non sempre si percepisce, in modo corretto, il tempo dedicato allo svolgimento di un’attività. E’ probabile che possa essere inserito un tempo inferiore rispetto a quello reale. Come 1 ora, anziché 1 ora e 16 minuti, poiché questi sono più difficili da ricordare. Inoltre, i fogli richiedono un ulteriore controllo da parte dei responsabili, e ciò allunga eccessivamente il processo.

• Poca praticità

Monitorare il tempo attraverso i fogli di calcolo può diventare un’operazione poco pratica e scomoda, soprattutto quando questi vengono utilizzati per diverse attività aziendali. Può capitarti di non trovare il foglio del monitoraggio del tempo quando ne hai bisogno ed è sicuramente stressante.

• Soggetti ad errori

Durante la creazione delle tabelle dei fogli di calcolo, e la definizione delle formule, possono esserci delle distrazioni da parte dei responsabili, che determinano errori nell’intero calcolo della rendicontazione. Inoltre, è facile sbagliare quando ci sono diversi dati con cui lavorare, e quando uno di questi può essere cancellato. Ciò che è peggio è che ci si potrebbe render conto dello sbaglio quando è ormai troppo tardi.

App timesheet per la rendicontazione: caratteristiche, pro e contro

Contrariamente ai fogli di calcolo, pensati per realizzare attività molto diverse tra loro, le app timesheet sono strumenti progettati proprio per aiutarti ad analizzare, registrare ed archiviare il tempo di lavoro. 

Le migliori applicazioni offrono funzionalità aggiuntive, utili all’intera documentazione del lavoro svolto.

Tra i loro vantaggi ritroviamo:

• Calcolo del tempo semplice ed efficace:

I sistemi automatici e perfezionati delle app timesheet offrono la possibilità di dimenticare gli errori dell’inserimento manuale. Le formule sono testate con precisione e accurate al 100%. Ciò significa meno stress per dirigenti, dipendenti, responsabili risorse umane, e contabili. 

• Analisi dei livelli di produttività

I report generati dalle app consentono di analizzare quanto tempo è stato dedicato ad un’attività e se esso è stato sufficientemente redditizio. Aiutano a comprendere a quali compiti sono state dedicate più ore, e se sono state seguite le giuste priorità.

• Inviare promemoria e tracciamento obiettivi

Grazie alle app per la rendicontazione è improbabile che qualcuno dimentichi di compilare la propria scheda attività. Le app consentono di definire obiettivi giornalieri e settimanali, e inviare promemoria per ricordare di raggiungerli.

• Migliore conformità

Grazie al tracciamento e all’archiviazione dell’orario di lavoro, la tua azienda può dimostrare di essere sempre conforme alle regole e alle leggi nazionali riguardanti il rispetto delle ore lavorative. 

• Aiutano a non ripetere processi ripetitivi

Mentre i fogli di calcolo richiedono ai dipendenti di inserire il proprio nome, titoli di lavoro, manager, progetti, e compiti, per ogni nuovo foglio che compilano, le app memorizzano i dati e consentono di risparmiare tempo nel momento in cui si pianifica una nuova attività.  

• Aiutano ad archiviare in modo sicuro

Le app permettono di compilare ed archiviare le schede attività in un’unica area di lavoro, sicura e sempre accessibile. Si possono quindi visualizzare tutti i progetti realizzati nell’arco temporale che si desidera, dimenticando pile di fogli e documenti.

Tra i loro svantaggi ritroviamo:

• Tempo per abituarsi

Se i dipendenti non hanno dimestichezza con i sistemi tecnologici, potrebbero metterci più tempo per abituarsi all’app. Tuttavia basterà spiegarne le funzionalità e comodità per accelerare la fase iniziale. 

Verdetto finale

Le app timesheet sono la soluzione migliore in termini di idoneità, velocità e precisione. Si tratta di uno strumento che si adatta a qualsiasi dimensione dell’impresa, e a qualsiasi numero di progetti da gestire, e permettono di risparmiare tempo prezioso per l’intera comunità aziendale.

Scegliere di adottare un’app timesheet per la rendicontazione attività significa puntare ad un futuro di crescita, produttività ed efficienza per la propria azienda.

La rendicontazione attività è semplice con Fluida HR Suite

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