Time tracking software : misurare il tempo per gestirlo in maniera funzionale

Il time tracking software serve misurare e gestire il tempo necessario per svolgere le attività e può diventare essenziale a lavoro.

In questo articolo imparerai cos’è un time tracking software e quali funzionalità e vantaggi può apportare all’azienda.

Cos’è un time tracking software e perché adottarlo 

Un time tracking software è uno strumento che aiuta a monitorare e a tracciare le ore trascorse a svolgere una determinata attività. Può diventare molto utile in ambito lavorativo, poiché permette di avere una panoramica chiara e definita del tempo lavorato dai dipendenti. 

La sua funzione principale è dunque quella di misurare il tempo necessario per svolgere un lavoro, in modo da organizzarlo al meglio. Non è semplice, infatti, gestire autonomamente il tempo a disposizione.

Numerosi studi scientifici affermano la capacità del cervello umano di distorcere la percezione del tempo, soprattutto in base alle proprie emozioni. E’ il motivo per cui i momenti di gioia, euforia, concentrazione, ci sembrano volare in un attimo, e situazioni di ansia, noia, paura, durare un’eternità!

In condizioni di stress, invece, il cervello è indebolito al punto da non riuscire a monitorarlo correttamente, sottostimando le tempistiche necessarie per svolgere le attività. Il più delle volte è necessario più tempo di quanto si pensa.

Tale bias cognitivo è uno svantaggio per il lavoro. I dipendenti infatti, potrebbero essere incapaci di fornire stime accurate per portare a termine i progetti, e sentirsi poco responsabili sulla riuscita delle commesse. Ciò significa maggior confusione per l’azienda.

Compito dei manager e dei responsabili delle risorse umane è quello di creare un ambiente armonico, coinvolgente e produttivo. Per far ciò è necessario adottare delle strategie, come la pianificazione dei ritmi del lavoro grazie alle funzionalità di un time tracking.

Le funzionalità e i vantaggi di un time tracking software

Il time tracking software è in grado di tracciare in maniera rapida, semplice, e trasparente tutti i dati principali che ruotano intorno al lavoro: turni, ammontare delle ore, ferie, assenze, permessi, malattie, remote-working. Ma non solo. Il software funziona al meglio quando mostra il modo in cui le attività procedono verso il raggiungimento degli obiettivi preposti.

Tali informazioni, raccolte in un’unica fonte, consentono di:

• ottimizzare l’organizzazione e la produzione del lavoro.
• migliorare il rapporto manager e dipendenti, garantendo un equilibrio basato su fiducia e autonomia.
• liberare spazi da dedicare all’incontro e al confronto, occasioni necessarie per visionare e perfezionare le prestazioni dell’azienda.
• Aumentare il senso di responsabilità, e potenziare la produttività dell’intera comunità aziendale.

In particolare, approfondire tematiche come la fiducia e il senso di responsabilità, è necessario per capire come garantire un buon rapporto manager e dipendenti. Vediamo perché.

Come monitorare correttamente i ritmi del lavoro aziendale 

Per aumentare la diligenza dei lavoratori e il loro rendimento, non bisogna calcolare quanto tempo trascorrono a lavoro, ma il modo in cui il tempo viene impiegato.

Le ore passate in ufficio, infatti, non sono il giusto parametro. Lo dimostra il report 2018 Global Human Capital Trends di Deloitte. In un’azienda sono stati installati dei rilevatori di calore corporeo sui dipendenti, per controllare le ore alla scrivania. Tale politica è stata rifiutata dai lavoratori, che hanno percepito la scelta come una mancanza di fiducia nel loro impegno.

L’equilibrio della comunità aziendale è invece garantito quando tutti collaborano alla programmazione del lavoro. Sapere cosa fare, come farlo, e quanto tempo è necessario per compierlo, aiuta a contrastare l’effetto della distorsione temporale, e a mantenere un’alta concentrazione sulle attività da svolgere.

Tuttavia, gestire il tempo manualmente, attraverso messaggi di posta elettronica o fogli di calcolo, è troppo articolato e impegnativo. La tecnologia subentra in nostro aiuto.

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