Rendicontare le attività: cosa significa e come farlo

Rendicontare le attività serve a mantenere alta la produttività dei dipendenti che lavorano all’interno e all’esterno dell’azienda. 

Hai bisogno di gestire al meglio le tempistiche dedicate allo svolgimento degli incarichi aziendali e il loro risultato? In questo articolo verrà chiarito cosa si intende per rendicontazione delle attività e come metterla in pratica, anche con i lavoratori a distanza.

Cos’è la rendicontazione delle attività

Rendicontare le attività svolte significa tenere traccia delle ore impiegate per svolgerle, con lo scopo di misurare il tempo necessario e anche il risultato ottenuto.

Rendicontiamo inconsapevolmente anche nella nostra quotidianità. Pensaci bene: ti è mai capitato di contare il tempo trascorso a svolgere un servizio, come la pulizia di una stanza di casa, e vedere il risultato? In questo modo hai imparato a comprendere le ore di cui hai bisogno, e a fare una valutazione.

Questa operazione nel linguaggio del lavoro prende il nome di “rendicontazione delle attività”. Grazie ad essa è possibile fare un resoconto delle tempistiche dedicate a commesse e progetti, tenendo sempre in considerazione i profitti finali. 

La rendicontazione delle attività interagisce direttamente con altri processi aziendali, che riguardano il monitoraggio e il controllo dei tempi lavorativi, aiuta ad avere una panoramica chiara delle prestazioni del team, e un’ottima gestione dell’intera organizzazione.

Esaminare tutto ciò diventa ancor più importante con i lavoratori a distanza.

Lavoro a distanza e rendicontazione 

Il lavoro a distanza, lontano dalla sede centrale dell’impresa, si è notevolmente sviluppato a partire dal 2020.

Secondo i più recenti dati dell’ Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, nel 2021, il lavoro agile (così chiamato in italiano), è stato scelto:

• dall’81% delle grandi imprese
• dal 53% delle piccole e medie imprese
• dal 67% della pubblica amministrazione

Capiamo dunque che è diventato una nuova normalità nel mondo del lavoro. Ed insieme ad esso, si è sviluppata la necessità di trovare sistemi che permettano di monitorare e misurare il tempo che gli impiegati dedicano alle attività lavorative, pur non essendo sotto gli occhi di manager e responsabili delle risorse umane! Senza questo controllo, infatti, il lavoro procederebbe senza una meta e senza obiettivi precisi, e ciò graverebbe sulla produttività dei dipendenti, e sulla soddisfazione dell’intera comunità aziendale. 

Ma come controllare? In un precedente articolo, “Rendicontazione delle attività: come gestirla al meglio!”, sono stati illustrati i diversi metodi manuali per svolgere l’operazione. Questi metodi tuttavia, non sono efficienti, soprattutto quando ci sono dipendenti che lavorano all’esterno. Qual è l’alternativa?

Software HR per la rendicontazione 

L’alternativa ai procedimenti tradizionali, è arrivata in tempi brevi grazie alla digitalizzazione e alla nascita di strumenti come i software HR. 

Le piattaforme HR non solo hanno supportato le aziende durante lo stato d’emergenza, ma sono state un trampolino di lancio per continuare l’incremento e la diffusione del lavoro a distanza, e dei suoi benefici. 

I software, infatti, consentono di tenere traccia del tempo che i dipendenti, quelli che lavorano all’interno e all’esterno dell’azienda, dedicano alle attività previste. Questi strumenti funzionano come una comune “scheda attività”, ma in modo molto più semplice, intuitivo,  e consultabile in qualsiasi luogo e momento. 

Un’app HR per la rendicontazione è caratterizzata generalmente da:

• uno spazio per inserire tutte le informazioni sulle ore lavorate tra progetti, ordini, clienti ed attività
• la possibilità di geolocalizzare il luogo in cui è avvenuta l’attività
• report in tempo reale delle commesse iniziate ed ultimate

Grazie a queste funzioni, non saranno ottimizzati solo i tempi di produzione, ma saranno migliorati in modo ottimale anche altri aspetti aziendali, come l’intera gestione dei progetti, l’attività di analisi, e la contabilità. 

Fluida: lo strumento vincente per la rendicontazione delle attività

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Fluida è la piattaforma HR mobile che semplifica la relazione tra lavoratore ed azienda, e il modo in cui avviene l’intero processo per rendicontare le attività.

Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai la Rendicontazione delle attività. Questa funzione ti permette di:

• misurare i tempi dedicati ai progetti, e allegare documenti, foto, note, e geolocalizzazione del luogo di attività
• creare tipologie di attività differenziate
• visualizzare tutti i dati relativi alle attività, facilitando comunicazione tra lavoratori e amministratori
• verificare l’andamento del processo, inviando promemoria, email, notifiche
• verificare il completamento della rendicontazione

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