Il regolamento interno aziendale: uno strumento di gestione fondamentale tra datore e lavoratori

Il regolamento interno aziendale assume un ruolo chiave sempre più rilevante per i datori di lavoro. Sono molte le norme di recente introduzione, infatti, che hanno reso il regolamento uno strumento indispensabile per la gestione dei rapporti tra datore e lavoratori, nonché per consentire l’applicazione di discipline di favore dal punto di vista fiscale.

Cos’è il regolamento interno aziendale?

Il regolamento aziendale è una fonte del contratto individuale di lavoro che, pur essendo disposta unilateralmente dal datore di lavoro, ha rilevanza collettiva in quanto è diretto a tutti i lavoratori dipendenti del medesimo datore di lavoro.

Rimane fermo che la facoltà del datore di lavoro di predisporre (anche unilateralmente – sulla base del potere di organizzazione e di direzione, che gli compete ai sensi degli artt. 2086 e 2104 c.c.) norme interne di regolamentazione dell’organizzazione tecnica e disciplinare del lavoro nell’impresa, con efficacia vincolante per i prestatori di lavoro, non è privo di limiti. Questo potere non può infatti sconfinare nell’arbitrio e il suo esercizio deve essere funzionale alle esigenze tecniche, organizzative e produttive dell’azienda.

Inoltre quando introduce un trattamento di miglior favore, il regolamento aziendale prevale rispetto ad un contratto collettivo sia nazionale che aziendale.

Se, ad esempio, per una determinata posizione di lavoro adeguatamente definita, il regolamento interno aziendale prevede una qualifica superiore rispetto all’applicazione dei contratti collettivi nazionale ed aziendale sull’inquadramento del personale, l’assegnazione di un lavoratore a detta funzione (accettata dal dipendente) determina il diritto dell’interessato al riconoscimento della qualifica in questione come qualifica convenzionale di miglior favore.

Quando vale il regolamento aziendale?

Il regolamento può disciplinare l’intera organizzazione aziendale, introducendo norme che l’azienda ritiene necessarie per l’organizzazione del lavoro e la gestione dei rapporti di lavoro con i dipendenti. Ad esempio, il regolamento può stabilire le modalità di accesso ai luoghi di lavoro, le modalità di richiesta e fruizione del piano ferie e dei permessi, nonché le modalità attraverso le quali il lavoratore deve comunicare le proprie assenze, ecc…

Il regolamento aziendale può inoltre regolamentare lo smart working definendo come deve essere è necessario comportarsi in caso di ricorso al lavoro agile: quest’ultima esigenza è cresciuta in modo rilevante per consentire la continuità delle attività lavorative nel contesto pandemico che ancora affligge la nostra quotidianità.

Regolamento aziendale e codice disciplinare aziendale

Tra le norme comprese nel regolamento è possibile che ci siano anche quelle che costituiscono il codice disciplinare aziendale, ovvero quelle regole di disciplina che il lavoratore è obbligato a rispettare per evitare le contestazioni di illeciti e l’attribuzione di sanzioni nei suoi confronti. In tal caso, come meglio sottolineato più avanti, si rendono necessarie alcune accortezze per quanto riguarda le modalità di comunicazione ai lavoratori delle norme, al fine di non invalidare un eventuale procedimento disciplinare.

Come comunicare il regolamento aziendale ai lavoratori?

Lo scopo del regolamento interno aziendale, come si è visto, è quello di far conoscere ai dipendenti le regole che disciplinano il lavoro in azienda e quelle norme che i lavoratori devono rispettare durante la prestazione lavorativa.

Per questo motivo è fondamentale che il regolamento sia messo a disposizione dei lavoratori, secondo modalità che consentano agli stessi di poter avere le informazioni di cui necessitano.

A tal fine, in assenza di specifiche indicazioni legislative e di prassi, può ritenersi generalmente utile, fatto salvo quanto di seguito precisato, ogni strumento che consenta di dimostrare l’avvenuta consegna al lavoratore.

È possibile, ad esempio, inviare via mail al lavoratore una copia del regolamento. Oppure lo stesso può essere messo a disposizione del lavoratore nella intranet aziendale, previa indicazione al lavoratore delle modalità di accesso alla intranet e alla sezione in cui il documento è reperibile.

Se quindi, in linea generale, non sono previste specifiche modalità di pubblicità del regolamento, le stesse possono rendersi comunque necessarie per il particolare contenuto dello stesso. Se, ad esempio, come anticipato, il regolamento contiene anche le norme di condotta disciplinare, è necessaria l’affissione dello stesso in luogo accessibile a tutti i lavoratori. L’affissione deve avvenire nello stesso ambiente in cui i lavoratori prestano abitualmente il loro lavoro e non sono ammessi altri mezzi diversi dall’affissione, tranne nella Pubblica Amministrazione per la quale è previsto che la pubblicazione sul sito istituzionale dell’amministrazione del codice disciplinare equivale a tutti gli effetti alla sua affissione all’ingresso della sede di lavoro.

In ogni caso, pur in assenza di indicazioni sul punto, deve ritenersi che quando il regolamento reca anche il codice disciplinare, sia sufficiente l’affissione della sola parte del regolamento in cui sono riportate le norme di condotta disciplinare.

Regolamento aziendale, welfare e deducibilità dei costi

Le disposizioni che si sono succedute negli ultimi anni al fine di favorire i sistemi di welfare aziendale, hanno un significativo impatto anche sulle modalità di redazione del regolamento aziendale per quei datori che intendono adottare il piano welfare ricorrendo ad un proprio regolamento. L’individuazione della natura del regolamento aziendale è importante perché l’erogazione dei benefit di utilità sociale ai lavoratori è integralmente deducibile, ai sensi dell’art. 95 del TUIR, solo se “obbligatoria”, mentre è consentita nel limite del 5 per mille ai sensi dell’art. 100 del TUIR se “volontaria”.

L’Agenzia delle Entrate ha infatti più volte ribadito che può essere riconosciuta al datore di lavoro la deducibilità totale dei costi sostenuti soltanto se il regolamento presenta i caratteri dell’obbligazione negoziale e quindi non è revocabile o modificabile unilateralmente.

Può essere considerato valido, ai fini della piena deducibilità, un regolamento aziendale che non consente al datore di lavoro di modificare gli impegni assunti nei confronti dei dipendenti in materia di welfare per un determinato periodo di tempo. Infatti, in tale ipotesi, il lavoratore che aderisce al piano diventa titolare di un diritto soggettivo, al quale è correlato l’obbligo del datore che non può essere revocato volontariamente da quest’ultimo.

Il concetto è stato ribadito recentemente con l’Interpello n. 10 del 25 gennaio 2019, in cui le Entrate hanno precisato che, affinché un regolamento configuri l’adempimento di un obbligo negoziale, lo stesso deve essere non revocabile né modificabile autonomamente da parte del datore di lavoro.

Nei vari interventi l’Amministrazione finanziaria, però, non ha previsto un periodo minimo entro il quale il datore di lavoro non possa modificare il regolamento adottato. Nel silenzio, si ritiene che possa considerarsi “sufficientemente vincolante” per il datore di lavoro quel regolamento che abbia una validità almeno biennale.

Per tutto ciò Fluida viene incontro ad azienda, datore di lavoro e dipendenti: grazie alla sua funzione Comunicazioni aziendali è possibile inviare una comunicazione ai dipendenti allegando uno o più documenti (es: regolamento aziendale) e chiedere conferma di ricezione e comprensione.