Dati personali dei dipendenti: come gestirli con un’app

Le informazioni personali del lavoratore devono essere gestite ed organizzate in modo semplice e sicuro dalle risorse umane.

In questo articolo parleremo delle informazioni dei dipendenti e dei metodi di archiviazione, sia quelli tradizionali che quelli innovativi. 

Quali sono i dati personali? 

Ogni dipendente aziendale, che sia veterano o neoarrivato, porta con sé un bagaglio di dati personali.

Per dati personali si intende l’insieme di informazioni che permettono la precisa ed univoca identificazione della persona.

Esempi di dati personali sono:

• nome e cognome
• indirizzo di domicilio
• indirizzo e-mail personale ed aziendale
• numero di telefono mobile, fisso o aziendale
• fotografia del volto 

In una realtà lavorativa tali informazioni sono maneggiate frequentemente dal settore risorse umane, che ha bisogno di conoscere l’identità dei lavoratori per effettuare alcune operazioni, come:

• conservare i curriculum vitae: i dati del lavoratore sono inseriti nei CV, i quali sono archiviati in azienda e possono essere consultati per aggiornamenti.

• gestire le attività del dipendente: le informazioni servono a monitorare l’andamento della risorsa, le sue presenze, assenze, ferie, e anche le sue trasferte e i relativi dettagli inseriti nel documento nota spese.

• organizzare attività di team building: i dati dei dipendenti possono servire a pianificare attività di employer branding per la costruzione di una cultura aziendale ed un clima lavorativo positivo.

• realizzare piani di sviluppo: le informazioni servono a programmare la crescita professionale, acquistando ed organizzando corsi formativi utili allo scopo.

Capiamo bene che il trattamento dei dati personali è abbastanza frequente e per tale ragione bisogna analizzare come gestirlo al meglio.

Come gestire i dati personali in azienda 

Le informazioni personali dei dipendenti sono tradizionalmente gestite attraverso documenti cartacei e fogli di calcolo come Excel.

Si tratta, però, di modalità poco pratiche, che presentano numerosi svantaggi, ad esempio: 

• sprechi di tempo, dovuti al fatto che i dati devono essere riportati minuziosamente ad uno ad uno, ed essere poi conservati all’interno di una cartellina, che potrebbe perdersi nei meandri del computer, diventando più difficile da rintracciare;

• errori manuali, causati dall’attenzione che la trascrizione richiede. Talvolta, basta una piccola svista per commettere uno sbaglio, come una erronea trascrizione, o l’invio a soggetti non interessati, e se questo avviene tramite e-mail è impossibile tornare indietro;

• scarso coinvolgimento del dipendente, il quale non è protagonista della gestione dei suoi dati, ma agisce passivamente; 

• rischio di violare le normative della privacy, la protezione dei dati è diligentemente disciplinata dal nostro Garante della Privacy e da numerosi regolamenti UE, i quali devono essere rispettati per non incorrere in sanzioni. 

Esiste un modo per risolvere tutte queste problematiche, in maniera facile e veloce? Per restare al passo con i tempi, ed ottimizzare l’organizzazione del dati bisogna passare al digitale. 

La tecnologia arriva in soccorso al settore risorse umane con i software HR come Fluida Europe.

Fluida: lo strumento vincente per gestire i documenti 

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Fluida è un’app disponibile sul proprio smartphone, le cui funzionalità sono nate per semplificare tutta la burocrazia aziendale.

Una delle funzioni più vantaggiose è Documenti, che ti permette di archiviare ed inviare documenti al personale.

L’archiviazione avviene in modo ordinato, con la suddivisione in 6 comode categorie per ciascun dipendente: compensi, contratti, CV, documenti d’identità, documenti vari. Queste possono essere consultate dall’azienda, e ovviamente anche dal dipendente stesso.

In questo modo tutte le informazioni dei lavoratori avranno un posto sicuro in cui essere conservate, e sarà chiara a tutti anche la loro organizzazione. 

L’invio dei documenti, poi, diventa immediato. La tecnologia Divinator™permette di caricare un blocco di documenti in un colpo solo. Le informazioni sono lette in modo automatico, e se nel documento è presente il codice fiscale del dipendente, l’app suggerirà direttamente il destinatario. 

In questo modo, ad esempio, si possono inviare le buste paga senza errori e sprechi di tempo. Queste potranno anche essere lette con la funzione preview per sapere direttamente la paga mensile, lorda e netta.

Ad ogni invio il dipendente riceverà una notifica push, e potrà confermare la lettura. 

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