Il datore di lavoro è obbligato a consegnare un prospetto paga a ciascun dipendente (al momento della consegna della retribuzione) in cui devono essere indicate determinate informazioni.
Il datore di lavoro ha l’obbligo di tenere una serie di libri e documenti, di norma soggetti a numerazione e vidimazione, che dimostri il rapporto di lavoro dipendente, l’ammontare della retribuzione corrisposta, le ritenute previdenziali e fiscali operate ai singoli lavoratori dipendenti e attestanti il rispetto della normativa in materia di igiene e sicurezza sul lavoro. Tra i citati documenti, deve essere obbligatoriamente tenuto il libro unico del lavoro (art. 39, D.L. 112/2008, L. 133/2008).
Quali dati indicare in busta paga e nel Libro unico del Lavoro?
Nel libro unico del lavoro (LUL) e, di conseguenza nella singola busta paga, devono essere indicati i seguenti dati del lavoratore:
- il nome e cognome;
- il codice fiscale;
- ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l’anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative e previdenziali.
Nel Libro unico deve essere annotato qualsiasi pagamento in denaro o in natura corrisposto o gestito dal datore di lavoro, comprese le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi. Inoltre, le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate specificatamente.
Le annotazioni relative ai rimborsi spese e alle retribuzioni in natura devono essere iscritte anche se esenti fiscalmente e contributivamente, mentre non vanno indicate le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto del datore di lavoro relativamente a documenti di spese intestati all’azienda.
Inoltre, il LUL deve contenere un calendario delle presenze, da cui risulti il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato ogni giorno, e l’indicazione delle ore di straordinario effettuate.
Come segnare le presenze per i lavoratori a chiamata
Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso (ad esempio nel caso di collaboratori amministratori di società) o non svolga la propria prestazione lavorativa (ad esempio lavoratore intermittente nei periodi di “stand by”), la registrazione sul LUL deve avvenire solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l’attività lavorativa o a percepire compenso o somme, e al termine del rapporto di lavoro. In caso di lavoro a chiamata con obbligo di risposta, le scritturazioni sul libro unico sono da intendersi sempre obbligatorie, anche nei periodi in cui il lavoratore percepisce la sola indennità di disponibilità.
I lavoratori in somministrazione vanno segnati nel LUL?
Per quanto riguarda i lavoratori in somministrazione, l’utilizzatore deve limitarsi ad annotare i dati identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione), mentre il somministratore deve procedere alle annotazioni integrali anche con riferimento al calendario delle presenze e ai dati retributivi.
Copia del libro unico del lavoro: la consegna al lavoratore
Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro, il datore di lavoro adempie agli obblighi dell’emissione del prospetto paga di cui alla L. 4/1953 (art. 39, D.L. 112/2008).
Consegna della busta paga
Come anticipato, ai sensi dell’art. 1, L. 4/1953, il datore di lavoro è obbligato a consegnare il prospetto paga (chiamato anche cedolino o busta paga) all’atto della corresponsione della retribuzione a ciascun dipendente (esclusi i dirigenti) in cui devono essere indicati: cognome e nome, qualifica, periodo cui si riferisce la retribuzione, l’ANF, tutti gli altri elementi che compongono la retribuzione e le relative trattenute (le singole annotazioni devono corrispondere con quelle del LUL).
Il prospetto paga deve essere consegnato anche a tutti i lavoratori parasubordinati (Min. Lav., lett. circ. 18.4.2008).
La busta paga deve portare la firma o il timbro del datore di lavoro. L’adempimento può essere assolto mediante la consegna al lavoratore della copia del LUL (art. 39, D.L. 112/2008, legge 133/2008; D.M. 9.7.2008; Min. Lav., circ. 20/2008).
Esiste un modello univoco di busta paga?
La Legge (L. 4/1953) impone al datore di lavoro l’obbligo di consegnare il prospetto paga, ne indica i contenuti obbligatori ma non ne fornisce un modello cosicché ogni azienda può utilizzare uno schema proprio e un’esposizione personalizzata.
La composizione del cedolino
Come è composta la busta paga? Nella testa del cedolino paga sono presenti molte informazioni:
- Intestazione dei dati della ditta;
- Intestazione dei dati del lavoratore.
Nel corpo del cedolino transitano tutte le voci della retribuzione:
- Le voci positive vanno nella colonna competenze;
- Le voci negative vanno nella colonna trattenute;
- Esistono anche delle voci figurative (sono voci che vengono esposte per evidenziare dei valori, ma che di fatto non entrano nel calcolo della busta paga);
- Sviluppo dei calcoli previdenziali e fiscali.
In calce al cedolino:
- Progressivi Dati Previdenziali;
- Progressivi Dati Fiscali;
- Progressivi Dati TFR e ratei;
- Netto in Busta.
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