Privacy Policy

Norme sulla privacy relativa all’app Fluida

ai sensi dell’art. 13 Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali 2016/679 (GDPR)

Fluida rende la presente Informativa Privacy solo ed esclusivamente ai fini del download dell’applicazione
Fluida; inoltre, la stessa non riguarda l’utilizzo di altri eventuali siti web attraverso i quali ad esempio l’Utente
dovesse accedere a / o utilizzare l’applicazione.

Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali, solo ed esclusivamente ai fini del download dell’applicazione, ai sensi
dell’art.
4 punto 7) del GDPR, è Fluida Europe Srl con sede legale in Milano, Via Carlo Imbonati, n. 18, 20159 – e-mail
info@fluida.io

Responsabile della protezione dei dati

Il Responsabile della protezione dei dati è Z Holding SPA nella persona del dott. Mario Brocca, tel.
0371/5943191, email: dpo@zucchetti.it; pec: dpogruppozucchetti@gruppozucchetti.it

Sviluppatore

Lo Sviluppatore dell’applicazione è Fluida Europe Srl con sede legale in Milano, Via Carlo Imbonati, n. 18,
20159 – e-mail info@fluida.io

Dati personali raccolti

L’app Fluida raccoglie i seguenti dati la cui Titolarità è in capo però all’azienda cliente che ha acquistato
l’applicativo Fluida:

• Geolocalizzazione*: nell’area di timbratura per la geolocalizzazione (opzionale) della timbratura
  stessa o nell’area di rendicontazione attività tramite il tasto “Localizzami”. Nelle altre pagine dell'app
  la geolocalizzazione non è attiva. I dati della geolocalizzazione della timbratura non sono salvati lato
  server, ma sono risolti, se possibile, in un geofence (recinzione geografica) per indicare la zona in
  cui la timbratura o rendicontazione è stata effettuata. Non c'è quindi un tracciamento continuo, ma
  un rilevamento della zona di timbratura rispetto al geofence impostato (che può anche essere
  disabilitato da parte dell’utente).

• Fotocamera*: per proporre automaticamente i dati in fase di compilazione nota spese e per
  l’acquisizione dei giustificativi di spesa in formato digitale. Per l’inserimento dei documenti
  nell’apposita funzionalità. Nelle pagina del profilo qualora si desideri allegare una foto. Le immagini vengono salvate in una locazione di memoria del telefono non accessibile all'utente al di fuori
  dell'app e possono essere eliminate in ogni momento dall'utente.

• Accesso ai file contenuti nel device*: nelle funzionalità Nota Spese e Documenti e nell’area del
  profilo utente, l’App può consentire l’accesso ai file del device per poterli allegare alla richiesta come
  documenti o per la foto del profilo.

• Log applicativi e diagnostica: al fine di garantire la stabilità del servizio e facilitare la risoluzione di
  eventuali anomalie, il sistema invia automaticamente ai server centralizzati i log tecnici di
  funzionamento. Tali log includono esclusivamente metadati necessari all’assistenza, quali
  l’identificativo utente, l’identificativo azienda, il modello di device e l’ID univoco del dispositivo
  all'interno dei sistemi Fluida. Resta esclusa la raccolta di qualsiasi dato estraneo alle operazioni
  applicative della piattaforma.

*si precisa che per ogni tipo di dato raccolto, il sistema operativo richiede l’espressa autorizzazione all’utente,
il quale può negare l’accesso al dato.

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto

Il conferimento dei dati è facoltativo; tuttavia, il conferimento di alcuni dati è necessario per l’erogazione del
servizio. In questo caso, l’eventuale rifiuto al conferimento non consente l’erogazione del servizio e l’utilizzo di
quella determinata funzionalità dell’App.

Modalità del trattamento

I trattamenti avvengono in formato elettronico e durante l’utilizzo dell’app i dati personali sono reindirizzati
attraverso connessioni sicure al prodotto software web HR FLUIDA prodotto da Fluida (tutti gli applicativi della
Suite HR). I dati sopra riportati non sono mai salvati in via definitiva sul dispositivo. L’utente può cancellarli in
ogni momento utilizzando le funzioni presenti nel sistema operativo. Per questo processo la titolarità del
trattamento è in capo al Cliente che ha acquisito il portale Fluida.

Procedure sicure di trattamento dei dati utente personali e sensibili

Lo sviluppatore ha implementato procedure sicure di trattamento dei dati costituite da misure di sicurezza a
livello tecnico organizzativo, sia a livello di servizi di assistenza.
In particolare, le misure di sicurezza configurabili a livello applicativo da parte del Titolare del trattamento
Cliente sono:

Le misure di sicurezza configurabili nel sistema applicativo sono:

• Gestione credenziali di accesso

  • User name: l’accesso al sistema avviene solo attraverso l’identificazione univoca del soggetto che vi accede.

  • Password: le regole di complessità della password sono determinate nel sistema da parte di Fluida con una
    lunghezza minima di 8 caratteri lowercase. Fluida ha la possibilità di impostare la funzione di blocco account a tempo oppure il blocco account per
    superamento tentativi di login falliti.

  • Disattivazione/disabilitazione credenziali: anche i tempi di disattivazione delle credenziali inutilizzate o la
    disabilitazione delle credenziali di incaricati che non hanno più le caratteristiche soggettive per accedere a
    quei dati personali sono configurabili nel sistema da parte di Fluida. Il sistema è configurabile con un sistema SSO attraverso un token, active directory, LDAP, SAML 2.0,
    injection header.

• Profilazione:
  All’interno della piattaforma sono previsti diversi livelli di accesso:

  • Administrator: utenza che ha la facoltà di creare e gestire il profilo aziendale per poi collegare e
    sincronizzare una o più utenze dei lavoratori; ha facoltà di decidere quali dati e informazioni possano
    essere raccolti e trattati, nonché le modalità e i limiti di accesso a tali dati e informazioni da parte degli
    utenti collegati al profilo aziendale; l'utenza potrà inoltre aggiungere o rimuovere dati e informazioni
    connessi agli utenti e potrà aggiungere nuovi servizi e/o utenze. Al termine del rapporto tra l'azienda e
    l'Administrator, l'azienda avrà cura di indicare a Fluida il nuovo Administrator designato che dovrà
    procedere alla creazione della propria utenza;

  • Power User: utenza attribuita dall'Administrator ad uno o più lavoratori dell'azienda con determinate
    responsabilità (ad esempio l'utenza del responsabile delle risorse umane), che potrà essere creata e
    sostituita in ogni momento tramite la pagina di controllo del profilo aziendale. Tale utenza avrà le
    medesime facoltà attribuite all'Administrator, escluso il potere di creare e cancellare il profilo aziendale, e di
    aggiungere utenze dei lavoratori oltre quanto consentito dall' Administrator;

  • Responsabile di sede: si tratta del ruolo attribuito dall'Administrator o dal Power User a uno o più
    lavoratori del Cliente con responsabilità amministrative su una o più specifiche sedi operative. Tale ruolo
    avrà la facoltà di gestire le necessità amministrative primarie dei lavoratori assegnati a tali sedi, inclusa la
    visualizzazione dei loro dati e l'esecuzione di azioni specifiche relative agli stessi. Le facoltà di questo ruolo
    sono strettamente limitate ai lavoratori afferenti alle sedi di cui è responsabile, senza accesso o visibilità sui
    dati di lavoratori di altre sedi.

  • Team Leader: utenza attribuita dall'Administrator o dal Power User ad uno o più lavoratori dell'azienda con
    determinate responsabilità (ad esempio l'utenza di un dirigente che ha la responsabilità di un team), che
    potrà essere creata e sostituita in ogni momento tramite la pagina di controllo del profilo aziendale. Tale utenza avrà la facoltà di creare diversi team pubblici o privati composti da dipendenti e/o collaboratori
    esterni con visibilità di dati e informazioni dei soggetti appartenenti ai suoi team;

  • Lavoratore: una utenza attribuita dall'Administrator o dal Power User ad uno o più lavoratori dell'azienda; i
    lavoratori devono creare la propria utenza e sono invitati dall’azienda a collegarsi al profilo aziendale,
    attraverso l’invio di un codice da inserire in fase di registrazione. Il lavoratore potrà inserire e avere visibilità
    dei propri dati e informazioni associati alla azienda, secondo quanto consentito dal profilo aziendale a cui è
    associato. Con la sua utenza il lavoratore potrà altresì vedere i dati e informazioni degli altri utenti, a
    seconda del profilo a lui assegnato e delle scelte effettuate dalle utenze a lui sovraordinate; all'utente potrà
    essere fornito un manuale d'uso e sarà onere del Titolare/azienda/cliente vigilare sul corretto utilizzo del
    profilo e della piattaforma da parte dei dipendenti e prendere gli opportuni provvedimenti.

  • Ciascun utente che termini il suo rapporto con l'azienda non avrà più accesso ai dati e informazioni relativi
    alle altre utenze dei lavoratori ancora collegate al profilo aziendale. Rispetto agli utenti sovraordinati al
    lavoratore (es. responsabile del lavoratore), il soggetto che lo sostituirà avrà visibilità di tutti i dati e
    informazioni storiche del lavoratore, in base ai livelli di accesso consentiti dalla Piattaforma. Il precedente
    utente che termini invece il rapporto con l'azienda non avrà più accesso ai dati e informazioni relative alle
    utenze dei lavoratori, ma avrà solo visibilità dei propri dati e informazioni.

• Minimizzazione:

  • Profili di autorizzazione: il Titolare può configurare l’accesso ai dati personali trattati nel sistema a seconda
    delle attività svolte dagli utenti.

• Tecniche di crittografia:

  • Crittografia delle password: le password sono memorizzate cifrate su sistemi di gestione dell’autenticazione
    as a service. Fluida non memorizza in alcuna forma le password. È possibile attivare un protocollo di
    autenticazione (SRP, Secure Remote Password) che non prevede il passaggio sulla rete della password
    dell’utente.

• Privacy by default

  • Il collegamento con i dati di relazione di lavoro viene effettuato dal rappresentante dell’azienda, che
    provvede a fornire il profilo applicativo. I dati trattabili da ciascun profilo applicativo sono stabiliti dal Titolare

• Diritti degli interessati:

  • Diritti degli interessati: per garantire agli interessati il diritto all’oblio, è sufficiente che inviino una richiesta al
    Titolare che farà le opportune valutazioni. Qualora il Titolare decida che i dati debbano essere cancellati
    potrà richiedere a Fluida che procederà a cancellare i dati secondo quanto richiesto. Le funzioni di
    cancellazione avviene per anagrafica soggetto o per anagrafica azienda, se richiesta dal cliente in qualità di
    rappresentante dell’azienda.

  • Per garantire il diritto dell’interessato di avere informazione su quali dati tratta il Titolare e alla portabilità dei
    suoi dati, il Titolare può eseguire estrazioni in formato testuali dai sistemi e dalle applicazioni di cui Fluida fa
    uso per erogare il servizio.

  • Il sistema è impostato con la anonimizzaizone dei dati personali rispetto all’anagrafica degli interessati.

    
    

  
  

  Queste misure di sicurezza devono essere correttamente impostate da parte del Titolare.

  
  Per quanto riguarda le procedure di assistenza, la sicurezza del trattamento è garantita per ogni modalità di
  erogazione prevista con le seguenti modalità:

  
  ASSISTENZA TELEFONICA

  
  Se un cliente contatta il numero di telefono commerciale dal quale ha ricevuto telefonate di un operatore di
  Fluida risponde una voce automatica chiedendo di utilizzare chat, email oppure lasciare un messaggio in
  segreteria.
  Se un cliente contatto il numero di telefono dedicato a chi ha acquistato il servizio di consulenza dedicata
  risponde una voce automatica in attesa dell’operatore dedicato e può lasciare un messaggio in segreteria.
  Gli eventuali messaggi in segreteria vengono salvati su servizio VoxLoud e trascritti via mail.
  Per quanto riguarda invece il supporto fornito telefonicamente da un nostro operatore, esso non presenta
  problemi da un punto di vista di trattamento di dati personali. Non sono trasmessi dati o archivi e la
  comunicazione rimane verbale.

  
  ASSISTENZA TRAMITE EMAIL/TICKETS WEB

  
  L’addetto Fluida non è autorizzato a farsi mandare le credenziali di accesso del Titolare via email né tantomeno
  potrà salvarle sullo strumento di ticketing.
  Qualora un Titolare invii le credenziali di accesso al suo ambiente senza richiesta del tecnico Fluida è
  necessario che lo stesso risponda che non è autorizzato ad accedere ai sistemi con credenziali di altri utenti in
  quanto questa modalità viola il GDPR. Quindi il tecnico Fluida dovrà richiedere credenziali individuali oppure
  collegamento tramite strumento di videoconferenza.
  I tecnici Fluida firmeranno ogni email con nome e cognome e l’informazione sarà salvata nel ticketing, ad
  eccezione del caso in cui l’assistenza avvenga direttamente tramite email.

  
  ASSISTENZA ATTRAVERSO LA RICEZIONE DI FILES

  
  Qualora per risolvere il problema segnalato dal Cliente/Titolare fosse necessario farsi mandare files contenenti
  dati personali è necessario comunicare al Titolare o l’area ftp su cui dovrà caricare i file, richiedere
  l’autorizzazione per far effettuare la copia ai nostri sistemisti.
  Scaricamento archivi tramite link di collegamento su ambienti del Titolare
  In questo caso la gestione è in carico al Cliente/Titolare che fornirà le credenziali per accedere all’ambiente
  dove risiedono gli archivi.
  L’assistenza dovrà scaricarli in dischi di rete non soggetti a backup e cancellarli al termine dell’attività come
  nelle altre ipotesi.
  Scaricamento archivi tramite sistema di ticketing/chat
  In questo caso il Cliente/Titolare invia tramite sistema di ticketing/chat i documenti o l’archivio dei dati
  direttamente dallo strumento di supporto.
  L’assistenza dovrà scaricarli in dischi di rete non soggetti a backup e cancellarli al termine dell’attività come
  nelle altre ipotesi.
  Nel caso in cui l’assistenza di primo livello rilevi un bug aprirà una segnalazione su sistema di ticketing
  all’assistenza di secondo livello che procederà alle analisi di cui il problema necessità e poi cancellerà gli archivi
  ricevuti.

  
  ASSISTENZA ATTRAVERSO COLLEGAMENTO DA REMOTO SU IP PUBBLICI OPPURE TRAMITE VPN

  
  Regole che riguardano gli ambienti dei Titolari riferite a:

  • creazione utenze per consulenti applicativi;

  • creazione utenze per personale di assistenza.

  
  Consulenti applicativi e di Help Desk
  La creazione dell’utenza deve essere richiesta solo al Titolare che, attraverso l’amministratore di applicazione,
  potrà creare il nuovo utente Support.
  Sarà invitato l’utente del supporto di Fluida come utente di tipologia “power user” oppure “amministratore” per
  supporto alle attività di start up oppure verifica di bug o malfunzionamenti.
  Al termine dell’attività di supporto il Titolare potrà rimuovere l’utenza Support.

  
  Categorie di destinatari a cui i dati potrebbero essere comunicati

  
  I dati personali raccolti potranno essere comunicati alle aziende del gruppo Zucchetti ed ai relativi
  subappaltatori. Inoltre, al fine di eseguire tutte le attività di assistenza e manutenzione, i dati raccolti potranno
  essere forniti a incaricati dell’Area Piattaforma Base HR Fluida e di tutte le aree collegate ai prodotti utilizzati
  dal Titolare, finalizzate ad eseguire attività di assistenza e manutenzione.

  
  Periodo di conservazione dei dati personali

  
  I dati presenti nel Data Center Fluida saranno conservati per tutta la durata del contratto sottoscritto dal
  Cliente e per i 90 giorni successivi alla sua cessazione. Saranno conservati su supporti di backup per i
  successivi 14 giorni.
  I dati relativi alla gestione amministrativa e giuridica del predetto contratto saranno conservati per 10 anni dalla
  cessazione del rapporto contrattuale.
  Il Titolare (Cliente) ha la possibilità, attraverso le funzioni applicative di lanciare cancellazioni dei dati salvati
  nel db o dei documenti salvati nel dms.
  I dati presenti in locale sono mantenuti fino a quando gli stessi risulteranno presenti nell’applicativo web; in
  caso di cancellazione sull’applicativo web i dati corrispondenti saranno cancellati anche in App alla prima
  sincronizzazione. Pertanto, i tempi di retention – lato App – coincidono con quelli di retention lato applicativo web.
  In ogni caso, l’utente può cancellare tutti i dati presenti in App utilizzando le apposite funzioni del sistema
  operativo.
  Le coordinate di geolocalizzazione sono non sono mai salvate, neanche temporaneamente in locale.

  
  Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali

  
  L’app viene utilizzata per consultare i propri documenti personali, leggere comunicazioni, ricevere notifiche
  sulla pubblicazione di nuovi documenti e gestire gli adempimenti relativi a note spese, visualizzare i propri
  orari e task lavorativi, rendicontare le proprie attività lavorative, effettuare la timbratura ai fini delle presenze o
  della comunicazione di avanzamenti di produzione.
  Il download dell’app è volontario ed in ogni momento l’utente può disinstallarla o modificare i permessi e le
  autorizzazioni affinché non siano più registrati dati personali quali la geolocalizzazione, o cancellare i
  documenti prodotti quali le note spese.

  
  Ambito di conoscenza dei Suoi dati

  
  I dati trattati dell’app sono trasmessi al prodotto software HR Fluida. I dati saranno visualizzabili dal Datore di
  lavoro in funzione dei profili autorizzativi dallo stesso assegnati nell’ambito della sua organizzazione sugli
  applicativi sopra citati. Il fornitore del servizio non è autorizzato a visualizzare i dati personali registrati bensì
  solo ad eseguire attività di manutenzione applicativa e sistemistica sul servizio offerto. Qualora vi sia la
  necessità di accedere ai suoi dati personali il fornitore richiederà preventivamente l’autorizzazione al
  cliente/Titolare del trattamento che la dovrà informare prontamente della necessità e sulle misure di sicurezza
  adottate a tutela dei suoi dati.

  
  Ambito territoriale del trattamento

  
  I dati forniti saranno trattati in Italia.

  
  Diritti degli interessati

  
  Limitatamente al trattamento dei dati nell’ambito del download dell’App, l’utente, potrà esercitare i Suoi diritti
  inviando una email a legal-privacy@fluida.io in particolare si potrà richiedere l’accesso ai dati personali che la
  riguardano, la rettifica o la cancellazione o potrà richiedere la limitazione al trattamento e potrà opporsi al
  trattamento. Inoltre, avrà il diritto alla portabilità dei dati e qualora volesse proporre reclamo potrà presentarlo
  anche all’autorità Garante per la protezione dei dati personali. Per tutto ciò che concerne il trattamento dei dati
  nell’ambito dell’utilizzo dell’applicativo HR Fluida, l’utente dovrà rivolgersi al Titolare del predetto Trattamento
  (Datore di Lavoro). Eventuali richieste di questo tipo, ricevute da Fluida, verranno inoltrate al Titolare del
  Trattamento