Nota spese: errori da evitare e consigli da seguire

La nota spese è un documento necessario per ricevere il rimborso dei pagamenti effettuati in trasferta. Come fare per redigerlo al meglio?

In questo articolo tratteremo l’argomento nota spese, passando in rassegna gli errori più comuni e suggerimenti efficaci per realizzarla al meglio. 

Cosa si intende per nota spese?

La nota spese è un documento di natura fiscale, generalmente compilato dai dipendenti per richiedere all’azienda un rimborso delle spese sostenute.

Si tratta di una delle operazioni più comuni all’interno delle aziende, siano essi di piccole, medie o grandi dimensioni. È frequente soprattutto in quelle realtà lavorative che prevedono numerosi spostamenti, viaggi business e trasferte.

È proprio durante queste attività svolte fuori dalla sede di lavoro, e nei pieni interessi dell’azienda, che il lavoratore dipendente si trova ad anticipare delle spese, come il pagamento dell’alloggio, dei mezzi di trasporto, o dei ristoranti.

Al suo rientro, quindi, sarà compito del dipendente procedere alla compilazione della nota spese, la quale presenterà la cifra esatta che l’azienda dovrà restituire. 

Se le parole rendono semplice la nota spese, in realtà nella pratica è un’operazione abbastanza controversa. 

Nota spese: gli errori più comuni

Redigere manualmente il documento nota spese comporta una serie di rischi ed errori, svantaggiosi sia per l’azienda che per il dipendente stesso, in termini di costo e di tempo. 

Tra i principali errori testimoniati dai lavoratori, elenchiamo:

• Perdita degli scontrini e delle ricevute

Gli scontrini e le ricevute, in formato cartaceo, devono essere scrupolosamente conservati dei dipendenti al fine di ricevere il rimborso. Tuttavia, il rischio di smarrirli, o di danneggiarli, è sempre dietro l’angolo, e di conseguenza anche il rischio di perdere i soldi anticipati.

• Contabilizzazione errata 

Spesso capita che il rimborso delle spese sia maggiore o minore rispetto ai pagamenti realmente effettuati. Ciò è dovuto soprattutto all’annotazione manuale del documento. Un’errata trascrizione, o l’inserimento di pagamenti non strettamente connessi all’attività professionale, possono condurre ad un’erronea contabilizzazione delle spese.

• Affidamento dell’operazione a terzi

La compilazione della nota spese viene talvolta affidata alle figure HR, pur non essendo una scelta ottimale, soprattutto quando l’azienda è composta da numerosi dipendenti. Aumenta il rischio di perdere o confondere le ricevute, nonché lo stress della loro gestione!

Per evitare questi errori esistono molteplici accorgimenti da mettere in pratica. Analizziamoli in dettaglio!

Nota spese: consigli utili da seguire

L’operazione nota spese può essere migliorata con introduzione di policy aziendali, che forniscono indicazioni sulla tipologia di spese rimborsabili e sulla procedura per la richiesta di rimborso.

I principali consigli da seguire riguardano:

• Definizione dei costi 

Per la compilazione della nota spese è necessario che i dipendenti conoscano esattamente i costi ammissibili, i massimi di spesa, e i giustificativi che l’azienda accetterà per il rimborso dei pagamenti sostenuti. In questo modo, i dipendenti potranno essere guidati durante le trasferte o i viaggi business, scindendo perfettamente le spese personali da quelle professionali.

• Definizione delle scadenze

Per migliorare l’operazione all’interno dell’azienda è indispensabile stabilire delle scadenze per la consegna del documento. Molto spesso, infatti, capita che la richiesta di rimborso avvenga mesi dopo l’attività lavorativa svolta, rendendo il rimborso più complicato.

• Digitalizzazione del documento

Per semplificare la gestione della nota spese è consigliabile rendere l’operazione digitale, vale a dire abbandonare il formato cartaceo. I metodi digitali, infatti, permettono di evitare facilmente tutti gli errori manuali e di evitare gli sprechi di tempo. 

Uno strumento valido ed efficiente per digitalizzare la nota spese è la funzionalità del software HR Fluida Europe! Scopriamola!

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Fluida è una piattaforma HR mobile nata per semplificare la burocrazia aziendale.

Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai la Nota spese, uno spazio che ti permette di:

• Caricare, dove e quando vuoi, le immagini dei giustificativi di spesa, in modo intuitivo, tramite una semplice foto. Tutte le informazioni saranno lette dalla tecnologia Divinator, che automaticamente compilerà il documento per il rimborso, inserendo importo e data del pagamento.

• Organizzare i giustificativi di spesa in maniera ordinata, grazie alla suddivisione dei pagamenti in oltre 12 categorie di spesa, quali: automobile, trasporti, vitto e alloggio, e molti altri! 

• Consultare in qualsiasi momento il riepilogo ed il totale di ogni nota, esportando i report sia in Pdf che in formato Excel. 

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