Gestire il personale con un software: ecco come introdurlo in azienda 

Dopo aver scelto il miglior software HR per la tua azienda, è necessario dedicare il giusto tempo alla prima fase di adozione. 

In questo articolo verrà chiarito come funziona un software HR, e quali sono i suggerimenti da seguire per presentarlo alla comunità aziendale, e permetterne il corretto funzionamento.

Software HR: di cosa si tratta e come funziona

Prima di addentrarci nella spiegazione di come introdurre un software HR in azienda, è opportuno spiegare brevemente cos’è un software HR.

Un software HR è una piattaforma digitale disponibile sui dispositivi elettronici, come gli smartphone. L’applicazione nasce per semplificare il mondo delle Human Resources e della burocrazia aziendale. 

Con un software, infatti, tutte le operazioni svolte generalmente in modo manuale, come ad esempio la gestione dei turni, la timbratura, o la rendicontazione delle attività, sono digitalizzate, vale a dire che sono trasferite nel mondo digitale. 

Il passaggio da pratiche cartacee a pratiche tecnologiche, presenta innumerevoli vantaggi. In questo articolo “Come può cambiarti la vita il software per la gestione delle risorse umane”  vengono illustrate tutte le funzionalità e le potenzialità della piattaforma, e il modo in cui riesce ad ottimizzare e facilitare la gestione del personale dell’azienda. 

Dopo la scelta del software HR più conforme alle esigenze della tua impresa, è bene prestare attenzione al modo in cui il software viene presentato alla comunità aziendale, permettendone la completa adozione, il corretto uso e funzionamento da parte di responsabili e dipendenti. 

Software HR: consigli utili per introdurlo  

Non fa più strano ammettere che, con la rivoluzione digitale, la tecnologia è entrata sempre di più nella vita quotidiana di ognuno di noi. Constatare la sua influenza è semplice: basti pensare all’uso che facciamo dello smartphone durante la giornata, che non ha più il solo scopo di permettere la comunicazione, ma anche l’intrattenimento, l’informazione, e persino la formazione. 

Per tale ragione l’adozione di un software per la gestione delle risorse umane non dovrebbe essere un’operazione difficoltosa, ma è bene sapere che potrebbero esserci piccoli ostacoli come:

• la paura del cambiamento. La digitalizzazione di processi che si sono sempre svolti in modo manuale potrebbe spaventare i dipendenti restii all’idea di abituarsi ad un sistema nuovo ed innovativo;

• la diffidenza verso un sistema automatizzato. Alcuni dipendenti potrebbero provare sfiducia verso l’utilizzo di una piattaforma virtuale, considerata come un’esperienza difficile, continuando a preferire di rivolgersi ai diretti responsabili;

• lo spaesamento. I dipendenti sprovvisti di informazione sulle funzionalità e gli utilizzi del software potrebbero sentirsi confusi riguardo il modo in cui può semplificare anche il loro lavoro.

Per risolvere tali problematiche è importante prestare attenzione alla fase di adozione del software. Ecco alcuni consigli utili da seguire: 

1. Informa i dipendenti

Il primo step da fare per introdurre la piattaforma digitale all’interno dell’impresa è quello di informare la comunità aziendale. Tutti, infatti, devono essere pronti a salutare i processi tradizionali, per abbracciare con più entusiasmo e curiosità il cambiamento.

2. Rispondi ai bisogni dei lavoratori

Nel contesto lavorativo, le persone, oltre ad impegnarsi nello svolgimento della propria attività, fanno caso al modo in cui viene permesso loro di svolgerla. Alcune operazioni come la timbratura, la stesura della nota spese, la pianificazione dei turni, possono essere considerate noiose, stressanti e difficoltose. È bene ascoltare le necessità dei dipendenti, e rispondere ai loro bisogni illustrando come le pratiche burocratiche possono essere facilitate attraverso un’app HR.  

3. Pianifica una prova pilota

Se la tua azienda è di grandi dimensioni, un buon suggerimento può essere la pianificazione di una prova pilota all’interno di una precisa aria di lavoro. Anche l’adozione di una sola funzionalità delle tante offerte dai software HR odierni, può aiutarti a verificare in maniera pratica la sua efficienza, per poi decidere di implementare. Le prove servono a togliere ogni dubbio!

4. Organizza la formazione

Nella fase introduttiva del software può tornare molto utile organizzare una breve formazione, anche con guide pratiche o video didattici condivisi durante l’orario lavorativo, per avviare la familiarizzazione con il sistema digitale. Durante la formazione sarà possibile anche individuare coloro maggiormente predisposti all’utilizzo della tecnologia, che possono supportare gli altri. 

Ultimo, ma non per importanza, ti consiglio di prestare attenzione al software HR da adottare in azienda. Assicurati sempre che ti offra un periodo gratuito, durante il quale fare esperienza con la piattaforma, constatarne i risultati, e scegliere di utilizzarla definitivamente come strumento per la totale gestione delle risorse umane.

Fluida: lo strumento vincente per la gestione delle risorse umane 

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Fluida è la piattaforma HR mobile nata per semplificare la relazione tra lavoratore ed azienda, e l’intera burocrazia aziendale. Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai:

• gestione presenze
• timbratura smart
• nota spese
• documenti
• rendicontazione attività
• bacheca aziendale digitale
• pianificazione turni

Inoltre, potrai essere supportato dall’assistenza tecnica che ti fornirà tutte le spiegazioni di cui hai bisogno.

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