Ferie: consigli utili per gestirle al meglio

Le ferie sono un piacere, un diritto, ma anche un tema serio e delicato, da regolarizzare in modo corretto. Ecco i consigli per una buona gestione.

In questo articolo verrà analizzato il diritto alle ferie e verranno fornite indicazioni pratiche per realizzare il piano ferie in modo facile, trasparente, ma soprattutto innovativo.

Come funzionano le ferie?

Come ogni anno, l’argomento ferie ritrova posto tra le discussioni aziendali, e non solo.

Citando l’articolo 28 della nostra Costituzione: “ogni dipendente ha diritto, in ogni anno di servizio, ad un periodo di ferie retribuito”. Queste, permettono ai lavoratori di rilassarsi e ristorarsi dopo lo svolgimento delle proprie attività. 

In quanto diritto irrinunciabile, le ferie sono regolarizzate dalla legge nazionale, che prevede un minimo di 4 settimane annue; e dai contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL), cui compito è quello di identificare il numero preciso di giorni per ogni settore lavorativo, che è, dunque, variabile.

Chi decide quando si può fruire il periodo di riposo? Tale decisione spetta ad un accorto tra le parti, vale a dire, tra datore e lavoratore. La fissazione delle ferie non è arbitraria, bensì rispetta sempre le esigenze dell’impresa. Solitamente, il periodo feriale è indicato dal datore, mentre il dipendente precisa il momento in cui preferisce fruirne.

Per gestirle, si prepara il cosiddetto piano ferie, che ha bisogno di essere correttamente comunicato ed approvato. Infatti, un’erronea amministrazione del piano, che non rispetta i termini previsti dalla legge e dai contratti collettivi, rischia di far pagare multe molto salate. 

Consigli efficaci per una buona gestione del piano ferie

In assenza di una giusta pianificazione possono prevalere caos, conflitti e incomprensioni. 

Disegnare il piano aziendale con carta e penna, ad esempio, è un supporto diffuso, ma complesso e poco pratico. Le tabelle con l’elenco dei dipendenti e i giorni del mese, comportano molti errori. Infatti, fare i calcoli manualmente, cancellare e sovrascrivere in caso di modifiche, di ferie maturate, effettuate, non godute, può diventare un vero e proprio grattacapo.

Anche i fogli di calcolo non sono la soluzione migliore. La creazione dei calendari richiede tempo, pazienza e conoscenze tecniche che non tutti posseggono. 

Ulteriore motivo di crisi possono essere delle piccole distrazioni o sviste che fanno falsare tutti i conti.

Ecco, allora, 3 consigli per organizzare il piano in modo semplice, preciso e trasparente:

1) Inserisci tutte le informazioni nel contratto. 

Per essere chiaro con i dipendenti, ti suggerisco di specificare direttamente nel contratto lavorativo i giorni minimi di ferie, le date in cui non è concesso richiedere vacanze, i periodi di tempo in cui è necessario che tutti svolgano la propria funzione, e le ferie obbligatorie per la chiusura dell’azienda. Tutti questi particolari aiutano i lavoratori a programmare apriori le proprie attività lavorative ed extra.

2) Stabilisci un ordine di priorità.

Bilanciare le ferie non è semplice. Può capitare che si generino conflitti tra colleghi che richiedono i propri giorni negli stessi periodi feriali. Questa situazione è evitabile grazie ad un ordine di priorità che guidi la scelta basandosi su giusti criteri. Dovrebbero avere la precedenza: 

• I dipendenti con più anzianità in azienda: meritano di essere premiati per la fedeltà al personale, è dunque cortese offrirgli la possibilità di scegliere per primi i loro giorni.
• I dipendenti con figli in età scolare: necessitano di conciliare le proprie vacanze con quelle scolastiche. E’ dunque fondamentale che si organizzino in tempo!
• Un sistema a rotazione: permette a tutti i tuoi impiegati di avere sempre la possibilità di scegliere per primi.

3) Adotta un software HR.

I nuovi programmi tecnologici costituiscono il procedimento più innovativo: aiutano ad automatizzare il processo di richiesta e approvazione, e riducono drasticamente gli errori. Si adattano facilmente alle necessità aziendali, e sono sempre consultabili da tutta la comunità aziendale! 

La soluzione che riesce a coniugare perfettamente i miei consigli è Fluida Europe, grazie alle sue funzioni di Gestione delle presenze e Comunicazioni aziendali! Nel prossimo paragrafo le vediamo nel dettaglio.

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Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai:

• La funzionalità Gestione presenze, un calendario unico che consente non solo di segnare le ferie, ma anche i permessi, le presenze e le assenze, i turni, gli straordinari, le chiusure aziendali, il lavoro da remoto o da più sedi! Tutti questi dati, sempre visibili sul proprio smartphone aiuteranno a ottimizzare i processi, risparmiare tempo, ed eliminare gli errori.

• La funzionalità Comunicazioni aziendali, uno spazio dove poter comunicare, inviando tutte le informazioni più importanti, e controllandone la presa visione. In questo modo tutto il team sarà sempre correttamente aggiornato, e l’organizzazione ne gioverà notevolmente.

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