Spese di trasferta e tracciabilità: più chiarezza dall’Agenzia delle Entrate

Negli ultimi mesi, il tema delle spese di trasferta è tornato con forza al centro dell’attenzione di chi si occupa di HR, payroll e amministrazione del personale. Non tanto per l’introduzione di nuove tipologie di costi, quanto per il rafforzamento di un principio che oggi non può più essere considerato accessorio: la tracciabilità dei pagamenti.

Con la circolare n. 15 del 22 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate interviene per fare chiarezza su una materia che, dopo una serie di modifiche normative stratificatesi nel corso del 2024 e del 2025, aveva generato dubbi applicativi e interpretazioni non sempre allineate. L’obiettivo dichiarato è quello di ricondurre a sistema le regole fiscali applicabili alle indennità di trasferta, ai rimborsi spese e alle spese di rappresentanza, alla luce delle novità introdotte dal decreto legislativo n. 192/2024, dalla legge di bilancio 2025 e dal decreto fiscale n. 84/2025.

Spese di trasferta, il chiarimento nella circolare dell’Agenzia delle Entrate

La circolare nasce dall’esigenza di fornire un quadro organico e coerente in un contesto normativo che, negli ultimi anni, si è progressivamente orientato verso un controllo più stringente delle modalità di pagamento delle spese sostenute in ambito lavorativo. L’Agenzia delle Entrate chiarisce che le nuove istruzioni non introducono un cambio di paradigma, ma rafforzano e precisano principi già presenti, con l’intento di semplificare gli adempimenti e ridurre le incertezze operative.

In particolare, la circolare svolge una funzione di raccordo tra:

• il decreto legislativo n. 192/2024, noto come decreto delegato Irpef
• la legge n. 207/2024, legge di bilancio 2025
• il decreto legge n. 84/2025, intervenuto nuovamente sul tema della tracciabilità

Questo coordinamento normativo rende il documento un riferimento operativo importante per aziende e professionisti chiamati a gestire trasferte, note spese e rimborsi in modo conforme.

Trasferte e missioni: come cambia il trattamento fiscale dei rimborsi secondo la circolare

Uno dei punti centrali della circolare dell’Agenzia delle Entrate riguarda il trattamento fiscale dei rimborsi riconosciuti ai lavoratori dipendenti. Il discrimine resta il luogo in cui si svolge la missione, perché da questo dipende l’applicazione delle regole fiscali.

Trasferta fuori dal comune della sede di lavoro

Quando la trasferta si svolge fuori dal comune della sede di lavoro, la disciplina resta sostanzialmente invariata. I rimborsi per spese di viaggio, vitto e alloggio sono esclusi dal reddito imponibile del dipendente, a condizione che le spese siano regolarmente documentate. La circolare conferma questo impianto, ribadendo l’importanza della documentazione come presupposto essenziale per l’esenzione.

Trasferta all’interno del comune: il chiarimento più atteso

Il chiarimento più significativo riguarda le trasferte svolte all’interno del comune della sede aziendale. In questo ambito, l’Agenzia delle Entrate conferma che anche i rimborsi chilometrici e le spese di trasporto possono essere esclusi dal reddito imponibile, purché le spese siano strettamente inerenti all’attività lavorativa e correttamente documentate.

Si tratta di un passaggio rilevante perché supera un’impostazione più rigida adottata in passato e riconosce valore fiscale anche alle trasferte “brevi”, quando funzionali allo svolgimento dell’attività lavorativa.

Tracciabilità: perché l’esclusione dal reddito non è automatica 

La circolare chiarisce che, ai fini dell’esclusione dal reddito imponibile, la sola documentazione della spesa non è sufficiente qualora il pagamento non sia avvenuto mediante strumenti tracciabili. L’esclusione dal reddito resta infatti subordinata alla possibilità, per il dipendente, di dimostrare che il costo è stato sostenuto tramite modalità che consentano la tracciabilità del pagamento.

Per le trasferte svolte in Italia, sia all’interno che fuori dal comune, il rimborso può essere escluso dal reddito imponibile a condizione che il pagamento sia avvenuto con strumenti tracciabili:

• bancomat o carte di credito
• bonifici bancari
• applicazioni di pagamento elettronico

In assenza di tracciabilità, anche una spesa inerente e documentata rischia di concorrere alla formazione del reddito imponibile in busta paga.

Spostamenti, vitto e alloggio: come si applica la tracciabilità 

Il requisito della tracciabilità riguarda anche spese molto frequenti nella gestione quotidiana delle trasferte. La circolare chiarisce che il principio si applica, tra le altre, alle spese sostenute per:

• utilizzo dell’auto propria, inclusi i rimborsi chilometrici
• servizi di trasporto non di linea, come taxi e noleggio con conducente (NCC)
• vitto e alloggio, presso ristoranti, bar, hotel e strutture ricettive
• servizi di mobilità intermediati da piattaforme digitali, simili a Uber

La circolare conferma inoltre che pedaggi autostradali e parcheggi possono essere rimborsati senza concorrere alla formazione del reddito, a condizione che siano documentati e collegati alla trasferta lavorativa.

Le indicazioni in materia di tracciabilità fornite dalla circolare si collocano nel perimetro delle spese sostenute nell’ambito di trasferte e missioni effettuate in Italia, in coerenza con l’impianto normativo introdotto nel corso del 2024 e del 2025. Fa eccezione il trattamento delle spese di rappresentanza, per le quali il requisito della tracciabilità rileva anche se sostenute all’estero, ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa.

Tracciabilità spese trasferta: eccezione per i mezzi pubblici di linea

All’interno di un quadro che rafforza in modo deciso il principio della tracciabilità, l’Agenzia delle Entrate individua una sola eccezione esplicita. Per i mezzi di trasporto pubblico di linea, come autobus, tram, metropolitane e treni, non è richiesto l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili.

In questi casi, il biglietto cartaceo o digitale, acquistato anche in contanti è considerato sufficiente per garantire l’esclusione del rimborso dal reddito imponibile.

Alcuni esempi di applicazione concreta delle regole sulla tracciabilità

Per rendere più immediata la lettura della circolare, proviamo a ricondurre i principi a situazioni operative ricorrenti. Ad esempio, un dipendente che utilizza la propria auto per una trasferta all’interno del comune può ricevere un rimborso chilometrico escluso dal reddito se la spesa è documentata e sostenuta esclusivamente con modalità tracciabili.

Lo stesso principio vale per l’utilizzo di taxi o servizi NCC, mentre resta escluso dall’obbligo di tracciabilità il ricorso ai mezzi pubblici di linea, per i quali il biglietto è sufficiente anche se acquistato in contanti.

Spese di rappresentanza e trasferte all’estero

La circolare dell’Agenzia delle Entrate precisa che, non essendo stata prevista una limitazione territoriale del requisito della tracciabilità, anche le spese di rappresentanza sostenute all’estero devono essere effettuate con mezzi di pagamento tracciabili per poter essere dedotte dal reddito d’impresa.

La circolare non introduce nuovi obblighi organizzativi in capo alle aziende, ma chiarisce le condizioni fiscali che incidono sul trattamento dei rimborsi e, di conseguenza, rende centrale la corretta gestione di documentazione e tracciabilità delle spese di trasferta.

Gestire le trasferte in modo conforme con la Nota spese di Fluida

In un contesto normativo in cui tracciabilità, documentazione e coerenza delle informazioni diventano requisiti essenziali, la gestione delle trasferte non può più basarsi su processi manuali o frammentati. La funzionalità Nota spese di Fluida consente alle aziende di gestire rimborsi e trasferte in modo strutturato, supportando la raccolta ordinata di informazioni e documenti utili alla verifica delle condizioni previste dalla normativa. I dipendenti possono caricare le spese sostenute, allegare la documentazione e indicare le modalità di pagamento, mentre HR e amministrazione hanno a disposizione tutte le informazioni necessarie per verificare inerenza, completezza e tracciabilità, riducendo il rischio di errori prima dell’elaborazione in busta paga.

La circolare dell’Agenzia delle Entrate, n. 15 del 22 dicembre 2025, non introduce quindi un nuovo principio in materia di spese di trasferta, ma interviene per chiarire l’ambito di applicazione e gli effetti concreti delle regole sulla tracciabilità, alla luce delle modifiche normative intervenute nel corso del 2024 e del 2025.

Il suo valore non sta nell’affermare che le spese debbano essere tracciabili, ma nel precisare quali rimborsi possono essere esclusi dal reddito, a quali condizioni e in quali contesti, superando alcune incertezze operative che avevano caratterizzato la gestione delle trasferte, in particolare all’interno del comune e per le spese di trasporto.