Molte aziende italiane, soprattutto di piccole e medie dimensioni, gestiscono ancora le note spese in modo manuale, con moduli cartacei, fogli Excel e ricevute stampate raccolte in buste. Questo approccio non solo rallenta i processi, ma comporta anche un alto rischio di errori, ritardi nei rimborsi e difficoltà di controllo per l’area amministrativa.
Una recente ricerca, ha dimostrato che il 20% delle note spese compilate manualmente contiene almeno un errore. A questo si aggiunge il tempo impiegato per verificare, approvare e contabilizzare ogni singola richiesta, che può diventare un collo di bottiglia per l’HR e per l’amministrazione.
La buona notizia è che esistono soluzioni digitali in grado di automatizzare la gestione delle spese aziendali, migliorando la trasparenza e garantendo il rispetto delle policy interne, scopriamole.
Cosa fa un software per la gestione delle spese
Un software per la gestione spese consente ai dipendenti di caricare le proprie richieste di rimborso in modo digitale, allegando ricevute o scontrini fotografati da smartphone. I responsabili possono approvare o rifiutare le spese in tempo reale, mentre l’amministrazione ha accesso a report sempre aggiornati.
Questo sistema riduce le fasi intermedie e rende il processo tracciabile e verificabile. In una logica di efficienza e compliance, avere visibilità immediata sulle spese sostenute permette anche di pianificare meglio il budget, evitando fuoriuscite non autorizzate o irregolarità formali.
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I benefici concreti della digitalizzazione delle note spese
I vantaggi derivanti dall’adozione di un software specifico per la gestione spese sono immediatamente misurabili. Le aziende che digitalizzano questo processo osservano una riduzione significativa dei tempi di elaborazione, una maggiore precisione nei dati raccolti e una tracciabilità completa delle operazioni.
Tra i benefici più rilevanti troviamo:
- l’eliminazione quasi totale degli errori legati alla trascrizione manuale
- un risparmio di tempo fino al 50% nella gestione complessiva del processo, dalla raccolta all’approvazione
- la possibilità di accedere a dati aggregati per centro di costo, utile per analisi e rendicontazioni.
Questi dati sono confermati anche dall’esperienza di aziende italiane che hanno implementato soluzioni digitali per la gestione spese, come riportato in numerosi report dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, che evidenzia un’accelerazione significativa nella digitalizzazione del ciclo passivo.
Quando un foglio Excel non basta più
Fino a un certo volume, le spese possono essere gestite anche manualmente, pur con tutti i limiti già elencati, come il rischio di errori e il tempo da dedicare all’operazione. Ma quando l’azienda cresce o i collaboratori iniziano a viaggiare spesso, il sistema va in crisi: Excel non consente un controllo in tempo reale, non gestisce allegati e non offre un workflow approvativo integrato.
Inoltre, manca completamente un sistema di tracciamento e alert. Questo significa che l’HR o l’amministrazione devono ricordarsi manualmente di sollecitare l’approvazione dei responsabili o recuperare le ricevute cartacee, con conseguente dispendio di tempo ed energia.
Come scegliere il software giusto per la tua azienda
La scelta di un software per la gestione delle spese aziendali deve partire dalle reali esigenze dell’organizzazione. Un’attenda analisi consente di trovare la soluzione ottimale, si possono tenere comunque tenere in considerazione alcuni parametri e funzionalità che si rivelano fondamentali per la maggior parte delle imprese:
- possibilità di caricare scontrini direttamente da mobile
- flussi approvativi personalizzabili per team o livelli gerarchici
- esportazione automatica dei dati per la contabilità
- reportistica semplice e accessibile per l’amministrazione
- rispetto delle policy aziendali con limiti preimpostati o notifiche automatiche
Quando queste funzionalità sono combinate in un’unica piattaforma semplice da usare, la gestione delle note spese diventa un processo naturale e sostenibile.
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Fluida: gestione spese semplice e integrata per le PMI
Fluida offre una funzionalità specifica dedicata alla gestione delle Note spese, progettato per rendere l’intero processo semplice e tracciabile. Tramite l’app, o descktop, i dipendenti possono creare una nuova nota spese o aggiungere singole voci (anche rimborsi chilometrici) in qualsiasi momento. È sufficiente scattare una foto allo scontrino: grazie alla tecnologia Divinator™, Fluida riconosce automaticamente data, importo e ragione sociale, velocizzando l’inserimento e riducendo gli errori.
All’interno della piattaforma, le spese possono essere classificate in più di 12 categorie (per esempio “Trasporti”, “Vitto e alloggio”) e organizzate con un’interfaccia colorata e intuitiva, per consentire un monitoraggio puntuale dei massimali e delle policy aziendali, e anche il metodo di pagamento utilizzato per sostenere la spesa.
Una volta pronta, la nota spese può essere inviata al proprio responsabile. Gli approvatori possono quindi controllare ogni singola voce, correggere importi errati, aprire una chat interna per richiedere chiarimenti e approvare o rifiutare con un semplice click. Lo stato – da bozza a rimborsata – è sempre chiaro sia per il dipendente sia per l’amministrazione.
Il sistema consente infine di esportare tutte le note spese in PDF o Excel, con allegati e dati strutturati per l’integrazione nella contabilità. Le aziende che attivano l’estensione avanzata, possono inoltre impostare massimali per categoria o dipendente, abilitare altre valute, attribuire spese a clienti o progetti, e gestire conversioni di valuta in automatico. In questo modo, Fluida diventa una soluzione completa per la gestione finanziaria e la rendicontazione, perfettamente in linea con le esigenze delle PMI che necessitano di strumenti semplici ma potenti.
Perché digitalizzare la nota spese oggi conviene
Il tema della gestione spese è spesso sottovalutato, considerato secondario rispetto a funzioni più strategiche. Eppure, i dati dimostrano che è uno dei processi amministrativi che comportano più dispersione di tempo e più errori in fase di compilazione.
Adottare un sistema digitale come Fluida significa:
- dare autonomia ai dipendenti, che non devono più inviare email o consegnare moduli cartacei
- garantire un controllo efficace, in tempo reale, da parte dell’amministrazione
- rispettare le policy aziendali con meno sforzo e più trasparenza
- evitare ritardi nei rimborsi, che impattano sulla soddisfazione e sulla motivazione.
In un contesto in cui le PMI cercano di ottimizzare i processi, migliorare la trasparenza interna e ridurre il carico burocratico, digitalizzare la gestione spese non è un lusso, ma una scelta razionale.
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Nota spese: meno burocrazia, più efficienza
La gestione manuale delle spese è un problema diffuso, ma risolvibile. Le soluzioni digitali, come Fluida, consentono di ridurre i margini di errore, velocizzare i rimborsi e migliorare il controllo amministrativo, in un’ottica di efficienza operativa e sostenibilità interna.
Semplificare questo processo è un passo concreto verso un’organizzazione più fluida, più attenta al tempo delle persone e più preparata a crescere.
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