Carte di debito e welfare aziendale: come rispettare le regole fiscali

L’Agenzia delle Entrate, l’ente governativo competente sui temi di gestione tributaria, è nuovamente intervenuta sull’uso delle carte di debito come strumento per l’erogazione di servizi welfare rientranti nella fattispecie dei fringe benefit.

Lo ha fatto rispondendo ad un Interpello, lo strumento con cui i contribuenti privati possono porre una richiesta di chiarimento su un tema fiscale, che chiedeva di approfondire alcune condizioni specifiche entro cui le carte sarebbero utilizzabili con questa finalità.

La conclusione dell’Agenzia è che in assenza di un accordo commerciale preventivo con i singoli esercenti che accettano la card, e di un marchio distintivo della rete, le somme erogate tramite carta sono soggette a tassazione.

Analizziamo cosa cambia per le aziende, quali rischi fiscali si corrono se le regole non vengono rispettate e come gestire in modo ordinato il welfare aziendale per evitare errori e sanzioni.

Uso delle carte di debito per il welfare: cosa dice l’Agenzia delle Entrate 

L’Agenzia delle Entrate ha fornito risposta formale all’Interpello 904-318/2025 presentato da una società lombarda, che chiedeva chiarimenti sull’uso delle carte di debito per l’erogazione di budget welfare da destinare ai dipendenti nel rispetto dei limiti dell’articolo 51, comma 3 del TUIR.

Il chiarimento ha evidenziato che le carte di debito possono essere considerate strumenti idonei all’erogazione di fringe benefit esenti a precise condizioni:

• Devono essere spendibili presso una rete limitata e predeterminata di fornitori convenzionati
• È necessario stipulare accordi commerciali preventivi e vincolanti con ciascun esercente
• Deve essere presente un marchio distintivo che identifichi chiaramente la rete dei fornitori
• Il provider non può limitarsi a un semplice controllo tecnico sull’adesione degli esercenti ai circuiti di pagamento generali come Mastercard

In assenza di questi requisiti, le carte non sono considerate documenti di legittimazione validi e le somme erogate diventano imponibili, perdendo le agevolazioni fiscali previste per il welfare e in generale per i fringe benefit.

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I requisiti normativi per l’esenzione fiscale servizi welfare

Come anticipato prima, il documento chiarisce che, secondo la normativa vigente, una carta di debito può essere assimilata a un voucher solo se:

• L’utilizzo avviene presso un numero limitato di esercenti, selezionati a priori
• Gli esercenti sono identificati preventivamente come potenziali erogatori di fringe benefit
• Lo strumento non rappresenta somme di denaro ma il diritto ad acquistare beni o servizi specifici
• I limiti di spesa siano chiari, tracciabili e coerenti con la finalità del benefit.

Il punto critico che l’Agenzia ha affrontato riguarda la definizione di “rete predeterminata”. Se la carta consente acquisti in una varietà ampia di settori merceologici (es. GDO, carburanti, elettronica, mobilità), senza contratti specifici con i singoli esercenti e senza un marchio che identifichi la rete, non soddisfa le condizioni di legge e le somme diventano imponibili.

Welfare: il rischio inconsapevole delle aziende 

Molte aziende, per semplificare la gestione operativa del welfare, optano per carte di debito pensando che, essendo limitate a beni e servizi, garantiscano l’esenzione. Tuttavia, in caso di controlli, queste carte potrebbero essere considerate strumenti di pagamento generalizzato, soggetti alle regole della PSD2 (Direttiva sui Servizi di Pagamento 2) e non documenti di legittimazione validi.

Il rischio è quello di dover pagare le imposte arretrate con sanzioni, generando un danno economico e reputazionale, oltre a creare disallineamento interno con i collaboratori, che possono trovarsi a fronteggiare conguagli fiscali imprevisti.

Cosa devono fare le aziende per gestire correttamente il welfare aziendale?

Per garantire la conformità normativa e mantenere i vantaggi fiscali, le aziende dovrebbero:

• Verificare la struttura del proprio piano welfare, accertandosi che gli strumenti utilizzati rispettino i requisiti di legge
• Evitare carte di debito utilizzabili su circuiti generali senza rete predeterminata e convenzionata
• Optare per soluzioni che consentano di tracciare in modo ordinato le assegnazioni dei budget welfare, comunicando chiaramente ai collaboratori le modalità di utilizzo per evitare incomprensioni
• Integrare la gestione del welfare all’interno di processi HR ordinati, riducendo rischi operativi e amministrativi.

Come Fluida supporta la gestione del welfare in azienda

Sebbene Fluida non eroghi direttamente benefit o voucher, offre uno spazio ordinato in cui l’HR può gestire comunicazioni e assegnazioni relative al welfare, riducendo errori e migliorando l’esperienza dei collaboratori. Questo consente alle aziende di costruire un ambiente di lavoro sereno e conforme, in cui anche le iniziative di welfare si inseriscono in una gestione coerente e semplificata.

Le carte di debito possono essere usate per il welfare aziendale?

Sì, ma solo rispettando le regole stabilite dall’Agenzia delle Entrate. Le carte di debito per il welfare aziendale possono garantire l’esenzione fiscale se utilizzate presso una rete di fornitori limitata e predeterminata, con accordi contrattuali vincolanti e tracciabilità delle spese.

Per le aziende che desiderano offrire welfare ai propri collaboratori in modo conforme e senza rischi, è fondamentale integrare le pratiche di welfare con una gestione HR ordinata, utilizzando strumenti come Fluida per migliorare i processi, ridurre i rischi e rafforzare il rapporto di fiducia con i propri collaboratori.