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Come individuare e combattere l’assenteismo in azienda

da | 8/Gen/2019 | Gestione presenze

Oggi parliamo di assenteismo, un tema che praticamente ogni imprenditore e HR Manager si trova a gestire prima o poi.

L’assenteismo è sia un fenomeno da arginare nel più breve tempo possibile, sia un sintomo che ci permette di far emergere problemi più complessi legati al clima lavorativo e alla motivazione aziendale.

Vediamone gli aspetti più importanti:

Cosa si intende esattamente per “assenteismo”?

Con il termine assenteismo si indica un’assenza cronica (o una presenza incostante) dal luogo di lavoro, che si verifica spesso senza alcun preavviso.

Enfatizziamo le parole “cronica” e “senza alcun preavviso” perché l’assenteismo non deve essere confuso con le regolari ferie, ROL e assenza per malattia che sono legittime e anzi componente fondamentale di ogni relazione lavorativa.

Rientrano nel fenomeno dell’assenteismo anche comportamenti come ritardi frequenti o uscite anticipate non autorizzate, che non rispettano l’orario di lavoro concordato.

Come riconoscerlo:

Non è sempre facile riuscire a stabilire se la ripetuta assenza di un dipendente sia giustificata da ragioni valide, se dipenda da un’insoddisfazione della propria sfera lavorativa o altro.

Oltretutto, il fenomeno si presenta spesso in forma graduale fino a diventare palese e insostenibile.

Avere a disposizione dati, raccolti e analizzati in tempo reale, può sicuramente aiutare a inquadrare il problema per tempo. I software evoluti per il monitoraggio delle presenze permettono di dare visibilità a queste situazioni sia ai manager che al lavoratore stesso, che diventa quindi più consapevole.

Infatti, il maggior pregio di questi strumenti è che permettono ai manager di poter risparmiare tempo e risorse, potendo consultare in un attimo tutte le informazioni necessarie. Un classico esempio: numerose richieste di permesso potrebbero sollevare dei sospetti se si verificano abitualmente subito prima, o subito dopo, un weekend.

A questo punto bisogna tenere in considerazione che i dati raccolti necessitano di una contestualizzazione e di una successiva indagine che ne spieghi le cause.

Presto soluzioni di intelligenza artificiale permetteranno di intercettare anomalie nei trend di assenza dei lavoratori e ciò permetterà alle risorse umane di gestire per tempo la situazione.

Il passo successivo: indagare sulle cause

I motivi che possono portare un dipendente ad assentarsi possono essere molteplici. Innanzitutto non è detto che un collaboratore che arriva in ritardo, lo faccia in malafede.

1. Mancato adeguamento alle regole aziendali

Il buon senso è un concetto molto relativo e le regole aziendali variano tra un’azienda e l’altra. E’ fondamentale quindi che i neoassunti si integrino correttamente nella cultura aziendale.

2. Motivi personali e familiari

Un’altra possibilità è data da alcune difficoltà che il lavoratore può riscontrare nella sua sfera privata: in tal caso, è bene impiegare un atteggiamento aperto, cercando di capire se e come sia possibile intervenire per aiutarlo.

3. Demotivazione

Il problema può dipendere da una situazione di stress lavorativo, al quale possono contribuire una forte demotivazione, un ambiente di lavoro poco stimolante e relazioni interpersonali poco serene.
L’aspetto più importante è analizzare il fenomeno sotto diversi punti di vista, conversando con i collaboratori in modo rilassato e propenso al miglioramento dell’ambiente di lavoro.

4. Cultura del “furbetto”

Alcune persone tendono a orientare la relazione lavorativa verso un approccio che vuole ottenere il massimo possibile dai propri diritti, spesso finendo per farne un abuso. Nei casi più gravi, che finiscono poi sui giornali, il comportamento arriva ad essere consapevolmente doloso. False malattie, timbrature falsificate, ecc

Contromisure: come agire?

Sono sempre più numerose le aziende che, nel corso degli ultimi anni, si sono rese conto del problema e che cercano di arginare il fenomeno, causa di cali della produttività, maggiori costi e forte imprevedibilità nella pianificazione.

Innanzitutto è fondamentale fermarne lo sviluppo sul nascere poiché un esempio negativo finisce per creare dei disequilibri e diventare “contagioso”.

Un richiamo, anche ufficiale, è una strada logica per intervenire in modo evidente ma potrebbe non eliminare comunque il problema nel lungo termine se non vengono approfondite le cause.

Creare un insieme di regole che premino i comportamenti virtuosi e rendano sconvenienti i comportamenti negativi è un buon metodo per equilibrare il sistema.

Nelle nostre esperienze e nei casi studiati, trasparenza e visibilità sui dati raccolti (nel pieno rispetto dei termini di privacy) si sono dimostrati utili nel costruire una cultura interna basata sulla correttezza e  sulla meritocrazia.