Ferie e permessi: errori da evitare e consigli utili

Nella gestione di ferie e permessi spesso si commettono errori: evitarli è necessario per garantire ai lavoratori il diritto al riposo. Come fare?

In questo articolo sarà illustrata l’importanza del piano ferie e permessi e gli errori più comuni che si commettono nella sua pianificazione. 

L’importanza di ferie e permessi

Le ferie e i permessi sono un diritto dei dipendenti, regolato e tutelato dalla Costituzione e dalle leggi.

Si tratta, infatti, di momenti di riposo essenziali, che ogni dipendente matura mese per mese. 

Il loro scopo è permettere di:

• Staccare la spina dal lavoro
• Ricaricare le energie
• Mantenere alta la produttività e la creatività 
• Concentrarsi negli impegni della propria vita privata
• Arricchirsi di nuovi stimoli e ispirazioni che potrebbero tornare utili nell’attività professionale

Parliamo, dunque, di un beneficio che l’azienda deve necessariamente garantire al proprio organico di lavoratori, anche se bisogna ammettere che non è sempre facile gestirlo. 

Organizzare ferie e permessi è una delle operazioni più controverse del settore HR, poiché bisogna fronteggiare diverse problematiche come:

• Monitorare un’ampia fetta di persone
• Rispettare le necessità dei dipendenti, conciliando i turni di lavoro
• Gestire le richieste dell’ultimo minuto
• Organizzare i riposi in modo che nessuno resti scontento

È sicuramente un lavoro delicato, durante il quale vengono commessi spesso diversi errori. Vediamo quali sono i più testimoniati.

Gestione ferie e permessi: 4 errori comuni

All’interno di una azienda di piccole, medie o anche grandi dimensioni, sono stati rilevati una serie di errori comuni nella gestione di ferie e permessi.

I più frequenti sono: 

1. Erronea pianificazione del piano

Realizzare un piano ferie e permessi effettivo è un’attività da affrontare gradualmente.

Stabilirli con largo anticipo o con ritardo, può causare repentini cambi di programma e maggior difficoltà nel far combaciare gli impegni della vita privata dei dipendenti con quella lavorativa.

2. Sviste e disattenzioni 

Il piano ferie e permessi richiede precisione. Tuttavia, capita di creare equivoci causati da poca attenzione o cattiva organizzazione. Il che può determinare, ad esempio, l’assegnazione di ferie a un dipendente che non ne ha fatto richiesta, o viceversa. Tali inconvenienti possono generare malcontento. 

3. Sprechi di tempo

La pianificazione del piano ferie e permessi è solo una delle molteplici attività di cui si occupa il settore HR. Eppure, spesso, si ritrova a dedicare un ingente numero di ore solo a questa operazione. Infatti, monitorare, approvare, conciliare, apportare modifiche, sono procedimenti che se svolti manualmente richiedono tanto tempo ed impegno. 

4. Uso di metodi tradizionali

Nella gestione di ferie e permessi vengono tradizionalmente utilizzati strumenti come fogli Excel o database, i quali però sono decisamente svantaggiosi. Perché? I fogli di calcolo perché devono essere compilati manualmente, con alto margine di errore. I registri informatici database perché non permettono di gestire ferie e permessi, né richiederli o controllarli, ma solo visualizzarli.

Sorge allora la domanda: qual è il sistema migliore per gestire le ferie e i permessi? Scopriamo insieme il software HR Fluida Europe.

L’aiuto di Fluida Europe 

Vuoi semplificare la gestione delle ferie e dei permessi nella tua azienda? Fluida è l’app che fa per te.

Fluida è una piattaforma HR mobile nata proprio per semplificare le diverse operazioni del settore risorse umane. Tra le sue molteplici funzionalità, ritroverai la Gestione presenze. 

Questa funzione ti permette di avere sul tuo dispositivo elettronico, come lo smartphone, un calendario digitale sempre aggiornato e consultabile.

Il calendario consente di:

• Inserire richieste di ferie, permessi, malattia o lavoro da casa in pochi click, e inviarle al proprio responsabile e/o agli altri colleghi.

• Ricevere una notifica direttamente sullo smartphone, o una email, attraverso la quale visionare/approvare/disapprovare la richiesta.

• Visualizzare in modo chiaro tutto l’organico aziendale, chi è operativo in presenza, chi da remoto, e chi invece è assente per qualsiasi motivo.

• Conservare i dati e le informazioni necessarie al datore di lavoro o a chi gestisce il personale in un unico posto, in modo da tenere traccia di tutta l’operatività, quando e dove si desidera.

Inoltre, integrando la Gestione Presenze con la funzione di Pianificazione turni, anche l’organizzazione dei turni e delle settimane di lavoro diventa un’operazione semplice e immediata.

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